Trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng, nhu cầu chứng thực các loại giấy tờ có yếu tố nước ngoài để phục vụ mục đích du học, định cư hay hợp tác kinh doanh ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện và mức phí được quy định cụ thể ra sao để đảm bảo giá trị pháp lý cho hồ sơ của mình.

Hiểu đúng về hoạt động chứng thực theo pháp luật Việt Nam

Mặc dù hiện nay chưa có một định nghĩa đơn nhất về "chứng thực" trong các văn bản luật, nhưng dựa trên tinh thần của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chúng ta có thể hiểu đây là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác nhận tính xác thực của giấy tờ, chữ ký hoặc hợp đồng.

Cụ thể, tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hoạt động này được chia thành 04 loại hình chính:

• Cấp bản sao từ sổ gốc: Căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.
• Chứng thực bản sao từ bản chính: Xác nhận bản sao đúng với bản chính.
• Chứng thực chữ ký: Xác nhận chữ ký trong văn bản đúng là của người yêu cầu.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Xác nhận về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi và ý chí tự nguyện của các bên.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ có tiếng nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền được phân cấp rõ ràng để người dân dễ dàng tiếp cận:

1. Phòng Tư pháp cấp huyện

Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc liên kết cấp. Đồng thời, đây cũng là nơi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.

2. Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài

Đối với công dân Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài, các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự sẽ thực hiện chức năng chứng thực tương tự như Phòng Tư pháp trong nước, giúp tối ưu hóa thủ tục hành chính cho kiều bào.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng

Công chứng viên tại các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ có tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng là công chứng viên không có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch như Phòng Tư pháp.

Chi phí chứng thực giấy tờ có tiếng nước ngoài là bao nhiêu?

Mức phí chứng thực hiện nay được thực hiện thống nhất theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC. Cụ thể:

- Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Chứng thực chữ ký người dịch tại Phòng Tư pháp: 10.000 đồng/trường hợp.

Việc nắm rõ các địa chỉ và mức phí này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo hồ sơ pháp lý được thực hiện đúng quy định, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình giao dịch dân sự và hành chính.