Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc phát sinh các khoản chi thực tế nhưng thiếu hóa đơn đầu vào là bài toán khiến nhiều kế toán đau đầu. Nếu không xử lý khéo léo, những khoản chi này sẽ bị loại khi quyết toán thuế, gây thiệt hại trực tiếp cho doanh nghiệp.

Kế toán cần nắm vững quy định để xử lý chi phí không hóa đơn (ảnh minh họa)

Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?

Nhiều người lầm tưởng rằng mọi khoản chi không hóa đơn đều bị loại. Tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), các khoản chi này vẫn được coi là chi phí hợp lý nếu thuộc các trường hợp đặc thù.

Cụ thể, doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01/TNDN) thay cho hóa đơn trong các tình huống sau:

• Mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất, đánh bắt.
• Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ (mây tre đan, chiếu cói...) từ người sản xuất trực tiếp không kinh doanh.
• Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp.
• Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
• Mua tài sản, dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.

Thu mua nông sản trực tiếp là trường hợp điển hình được dùng bảng kê (ảnh minh họa)

Hồ sơ cần thiết để chi phí không hóa đơn được chấp nhận

Để "gỡ rối" cho các khoản chi này, doanh nghiệp không chỉ cần bảng kê mà phải hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ chặt chẽ. Theo quy định tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP, bộ hồ sơ bao gồm:

1. Đối với mua hàng của người dân, cá nhân không kinh doanh

Dù giá trị trên hay dưới 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ chi tiết.
• Chứng từ thanh toán (có thể dùng tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Biên bản bàn giao hàng hóa, nghiệm thu dịch vụ.
• Bảng kê 01/TNDN do người đại diện pháp luật ký tên và chịu trách nhiệm.

2. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Trường hợp này cần phân biệt dựa trên ngưỡng doanh thu:

• Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Xử lý tương tự như mua của cá nhân không kinh doanh (dùng Bảng kê 01/TNDN).
• Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên: Bắt buộc phải có hóa đơn bán hàng do cơ quan thuế cấp và chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

"Giá mua hàng hóa trên bảng kê phải phù hợp với giá thị trường. Nếu cao hơn, cơ quan thuế có quyền ấn định lại mức giá để tính chi phí được trừ."

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc sử dụng bảng kê là một cơ chế linh hoạt của pháp luật thuế, nhưng cũng là đối tượng thường bị thanh tra thuế kiểm tra kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính xác thực của người bán (địa chỉ, số CCCD) để tránh rủi ro bị quy kết là khống chứng từ. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về cách lập bảng kê hoặc đối chiếu doanh thu của hộ kinh doanh, hãy liên hệ các chuyên gia pháp lý để được tư vấn chính xác nhất.