Trong lộ trình chuyển đổi số công tác quản lý thuế, việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một bước ngoặt quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn về việc liệu có thể duy trì sử dụng song song cả hai loại hóa đơn này để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh hay không. Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm cuối năm 2022.

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc thù) bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc chuyển đổi này không chỉ nhằm hiện đại hóa quản lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Tuy nhiên, quy định về việc chuyển tiếp giữa hai hình thức hóa đơn này rất nghiêm ngặt.

Có được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử?

Câu trả lời ngắn gọn là: KHÔNG. Kể từ thời điểm doanh nghiệp đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy cũ.

Cụ thể, tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:

"3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này."

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi chuyển đổi

Khi đã được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau để đảm bảo đúng quy định pháp luật:

• Ngừng phát hành hóa đơn giấy: Tuyệt đối không xuất thêm bất kỳ hóa đơn giấy nào cho khách hàng kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thực hiện thủ tục tiêu hủy: Đối với số lượng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu hủy theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông báo kết quả tiêu hủy: Doanh nghiệp cần gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định (thường là không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy).

Việc cố tình sử dụng song song hoặc không tiêu hủy hóa đơn giấy đúng quy định có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại kho hóa đơn giấy, kiểm kê chính xác số lượng còn lại và chuẩn bị sẵn sàng hạ tầng công nghệ thông tin để vận hành hệ thống hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nếu quý doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục tiêu hủy hóa đơn hoặc đăng ký hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ kịp thời, tránh những sai sót không đáng có.