Đăng ký giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc là một trong những quyền lợi thuế tối quan trọng giúp người nộp thuế tối ưu hóa khoản thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp hằng tháng. Trong số các đối tượng được đăng ký, con cái luôn là nhóm phổ biến nhất. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp con cái đều tự động được chấp nhận là người phụ thuộc nếu người nộp thuế không nắm rõ các điều kiện về độ tuổi, khả năng lao động, mức thu nhập cũng như bộ hồ sơ chứng minh theo quy định pháp luật hiện hành.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện và chi tiết nhất các quy định liên quan đến việc đăng ký con cái làm người phụ thuộc để giảm trừ thuế TNCN.

1. Nhóm đối tượng con cái nào được tính là người phụ thuộc?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng trực tiếp. Pháp luật quy định 03 nhóm con cái thuộc diện được đăng ký làm người phụ thuộc, bao gồm:

• Con chưa thành niên: Con dưới 18 tuổi (bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng).
• Con bị khuyết tật, mất khả năng lao động: Con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự, người khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Con đang theo học các bậc học: Con thành niên từ đủ 18 tuổi trở lên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân không vượt quá mức quy định.

"Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng, bao gồm con chưa thành niên; con mất năng lực hành vi dân sự, người khuyết tật, không có khả năng lao động; con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức theo quy định."

2. Điều kiện chi tiết để đăng ký con cái làm người phụ thuộc

Để cơ quan thuế chấp thuận hồ sơ giảm trừ gia cảnh, con cái của người nộp thuế phải đáp ứng chính xác các điều kiện tương ứng với từng nhóm tuổi và trạng thái lao động như sau:

a) Điều kiện đối với con dưới 18 tuổi

Đối với nhóm con dưới 18 tuổi, điều kiện đăng ký rất đơn giản. Pháp luật không yêu cầu chứng minh mức thu nhập hay tình trạng học tập của con. Điều kiện duy nhất là chứng minh mối quan hệ cha/mẹ - con hợp pháp giữa người nộp thuế và con. Đối tượng bao gồm:

• Con ruột (con đẻ);
• Con nuôi được pháp luật công nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
• Con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng đang sống chung hoặc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.

b) Điều kiện đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, mất năng lực hành vi dân sự

Trường hợp con đã đủ 18 tuổi trở lên nhưng gặp bất hạnh về sức khỏe, thể xác hoặc trí tuệ dẫn đến không thể tham gia lao động tạo ra thu nhập thì người nộp thuế vẫn được tiếp tục tính người phụ thuộc. Điều kiện cần đáp ứng bao gồm:

• Thuộc một trong các trường hợp: Bị mất năng lực hành vi dân sự theo tuyên bố của Tòa án; là người khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật; hoặc mắc bệnh không có khả năng lao động.
• Có văn bản/giấy xác nhận hợp lệ từ cơ quan y tế hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

c) Điều kiện đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên đang đi học

Đây là trường hợp rất phổ biến ở các gia đình có con em chuẩn bị hoặc đang học lên bậc cao đẳng, đại học. Để được tính là người phụ thuộc, con cái trong nhóm này phải đáp ứng đồng thời 02 điều kiện sau:

• Về bậc học: Đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc đang học bậc trung học phổ thông (bao gồm cả khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 9 của năm lớp 12 trong khi chờ kết quả thi và làm thủ tục nhập học đại học/cao đẳng).
• Về thu nhập: Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá mức thu nhập quy định do Bộ Tài chính ban hành.

3. Mức giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc là con cái

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mức giảm trừ gia cảnh áp dụng đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú như sau:

• Mức giảm trừ đối với bản thân người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm);
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.

Ví dụ thực tế: Anh Nguyễn Văn A có thu nhập chịu thuế từ tiền lương là 30 triệu đồng/tháng. Anh A có 02 con nhỏ dưới 18 tuổi được đăng ký làm người phụ thuộc hợp lệ. Khi đó, tổng số tiền giảm trừ gia cảnh hằng tháng của anh A bao gồm: 15,5 triệu đồng (bản thân) + 6,2 triệu x 2 = 12,4 triệu đồng (02 người phụ thuộc) = 27,9 triệu đồng/tháng. Thu nhập tính thuế hằng tháng của anh A chỉ còn lại: 30 - 27,9 = 2,1 triệu đồng/tháng, giúp giảm đáng kể số thuế TNCN phải nộp.

4. Danh mục hồ sơ chứng minh con cái là người phụ thuộc

Để hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế hoặc doanh nghiệp nơi làm việc, người nộp thuế cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh theo từng trường hợp cụ thể quy định tại Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính:

Trường hợp 1: Đối với con ruột dưới 18 tuổi

• Bản chụp Giấy khai sinh của con hoặc bản chụp Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu con đã được cấp thẻ Căn cước).

Trường hợp 2: Đối với con nuôi

• Bản chụp Giấy khai sinh của con.
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu có).
• Bản chụp Quyết định công nhận nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Trường hợp 3: Đối với con riêng của vợ hoặc chồng

• Bản chụp Giấy khai sinh của con.
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu có).
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế với cha/mẹ đẻ của con hoặc văn bản pháp lý chứng minh mối quan hệ trực tiếp nuôi dưỡng.

Trường hợp 4: Đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, mất năng lực hành vi dân sự

• Các giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha/mẹ - con như Trường hợp 1, 2 hoặc 3.
• Bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự của Tòa án hoặc Giấy xác nhận khuyết tật do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp theo quy định pháp luật.

Trường hợp 5: Đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên đang theo học các trường

• Các giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha/mẹ - con như Trường hợp 1, 2 hoặc 3.
• Bản chụp thẻ Sinh viên/Học sinh hoặc bản xác nhận của nhà trường, hoặc giấy tờ chứng minh đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc cơ sở dạy nghề.

5. Nguyên tắc đăng ký người phụ thuộc người nộp thuế cần lưu ý

Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người nộp thuế cần ghi nhớ các nguyên tắc cốt lõi sau để tránh bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử phạt vi phạm hành chính:

• Nguyên tắc không trùng lặp: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Nếu cả cha và mẹ đều có thu nhập chịu thuế, hai vợ chồng phải thỏa thuận để một trong hai người đứng ra đăng ký người phụ thuộc là con cái.
• Thời điểm đăng ký: Người nộp thuế được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ: con sinh ra trong tháng nào thì được tính giảm trừ từ tháng đó).

Nắm vững các quy định về điều kiện, mức giảm trừ và thủ tục hồ sơ giúp người nộp thuế đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.