Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động và sự bùng nổ của cách mạng công nghiệp, việc tái cơ cấu, thay đổi công nghệ là bài toán sống còn của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi kèm với đó là nỗi lo về việc làm của hàng nghìn người lao động. Để đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích kinh doanh và quyền lợi an sinh, pháp luật lao động Việt Nam đã quy định rất chặt chẽ về việc xây dựng phương án sử dụng lao động.

04 trường hợp bắt buộc phải xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng tự ý cắt giảm nhân sự. Có 04 kịch bản cụ thể mà người sử dụng lao động buộc phải lập phương án sử dụng lao động khi có nguy cơ ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người:

1. Thay đổi cơ cấu, công nghệ

Đây là trường hợp phổ biến nhất hiện nay. Các hoạt động bao gồm: Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm; đặc biệt là việc thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị gắn liền với ngành nghề sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Vì lý do kinh tế

Khi doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc phải thực hiện các chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế, cam kết quốc tế dẫn đến việc phải thu hẹp sản xuất, cắt giảm chỗ làm việc.

3. Sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp

Trong quá trình M&A (mua bán và sáp nhập), việc sắp xếp lại bộ máy nhân sự là điều tất yếu. Pháp luật yêu cầu doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp còn lại phải có trách nhiệm xây dựng phương án để giải quyết quyền lợi cho người lao động từ các đơn vị cũ.

4. Chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản

Trường hợp này thường xảy ra khi có sự thay đổi về chủ sở hữu doanh nghiệp. Người kế thừa quyền sở hữu phải tiếp tục thực hiện phương án sử dụng lao động đã được phê duyệt hoặc xây dựng phương án mới phù hợp với tình hình thực tế.

Ngoài ra, một điểm đáng lưu ý trong năm 2019 là theo Thông tư 07/2018/TT-BLĐTBXH, các doanh nghiệp Nhà nước khi thực hiện cổ phần hóa cũng là đối tượng trọng tâm phải thực hiện nghiêm túc quy định này.

Nội dung cốt lõi của một phương án sử dụng lao động "đúng luật"

Một phương án sử dụng lao động không chỉ là bản danh sách cắt giảm, mà phải là một kế hoạch tổng thể. Căn cứ khoản 1 Điều 46 Bộ luật Lao động 2012, phương án phải bao gồm các nội dung sau:

"1. Phương án sử dụng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Danh sách và số lượng người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng;
b) Danh sách và số lượng người lao động nghỉ hưu;
c) Danh sách và số lượng người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian; người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;
d) Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án."

Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về nguồn lực, đồng thời giúp người lao động biết rõ vị trí và quyền lợi của mình trong giai đoạn chuyển đổi.

Quy trình 05 bước triển khai thực tế cho doanh nghiệp

Để phương án có tính thực thi cao và tránh các tranh chấp lao động không đáng có, doanh nghiệp nên tham khảo quy trình 05 bước dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 07/2018/TT-BLĐTBXH:

Bước 1: Rà soát và lập danh sách chi tiết. Doanh nghiệp cần thống kê toàn bộ lao động đang làm việc, lao động đang tạm hoãn hợp đồng, nghỉ chế độ bảo hiểm hoặc đang đi học tập, nâng cao trình độ.

Bước 2: Phân loại lao động. Dựa trên nhu cầu sản xuất mới, bộ phận nhân sự tiến hành phân nhóm: Ai sẽ ở lại? Ai cần đào tạo lại? Ai đủ điều kiện nghỉ hưu? Và ai buộc phải chấm dứt hợp đồng?

Bước 3: Dự toán kinh phí và biện pháp hỗ trợ. Đây là bước quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải tính toán chính xác trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm và nguồn tài chính để chi trả kịp thời cho người lao động.

Bước 4: Lấy ý kiến Công đoàn cơ sở. Theo khoản 2 Điều 46 Bộ luật Lao động 2012, việc xây dựng phương án phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Sự đồng thuận của Công đoàn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khiếu nại sau này.

Bước 5: Phê duyệt và công khai. Sau khi hoàn thiện, phương án cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt và thông báo công khai đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.

Việc xây dựng phương án sử dụng lao động không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện đạo đức kinh doanh và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Trong bối cảnh năm 2019, khi các quy định về lao động ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh những rủi ro pháp lý đáng tiếc.