Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bán lẻ hoặc cung ứng dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, việc phát sinh các giao dịch có giá trị nhỏ là điều thường xuyên xảy ra. Theo quy định pháp luật về hóa đơn áp dụng trong năm 2020, cụ thể là tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn cho từng lần bán hàng nếu giá trị dưới 200.000 đồng, nhưng phải tuân thủ quy trình lập Bảng kê bán lẻ.

1. Trường hợp không bắt buộc lập hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

"1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn."

Như vậy, trong năm 2020, nếu khách hàng mua hàng với hóa đơn dưới 200.000 đồng và không có nhu cầu lấy hóa đơn, doanh nghiệp có quyền không xuất hóa đơn ngay tại thời điểm đó. Tuy nhiên, để kiểm soát doanh thu và phục vụ công tác quyết toán thuế, người bán bắt buộc phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

2. Nội dung và cách lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ

Theo khoản 2 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bảng kê bán lẻ phải đảm bảo các tiêu thức sau:

• Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Ngày lập bảng kê, tên và chữ ký của người lập.
• Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê phải có thêm cột "thuế suất GTGT" và "tiền thuế GTGT".

Hàng hóa, dịch vụ bán ra phải được ghi vào Bảng kê theo đúng thứ tự thời gian phát sinh trong ngày. Đây là chứng từ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế về nguồn gốc doanh thu không có hóa đơn lẻ.

3. Thủ tục xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày

Việc lập bảng kê không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua việc xuất hóa đơn hoàn toàn. Khoản 3 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ:

"3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”."

Điều này có nghĩa là kế toán phải tổng hợp toàn bộ doanh thu từ Bảng kê bán lẻ trong ngày để xuất một tờ hóa đơn duy nhất. Tờ hóa đơn này sẽ là căn cứ để kê khai thuế GTGT và thuế TNDN cho doanh nghiệp.

4. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp TNHH

Đối với các công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý hóa đơn chứng từ cần được thực hiện chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi của các thành viên góp vốn và tránh các rủi ro pháp lý. Kế toán cần lưu ý:

• Lưu trữ bảng kê: Bảng kê bán lẻ phải được lưu trữ cùng với hóa đơn tổng hợp cuối ngày để đối chiếu khi có kiểm tra.
• Trường hợp khách hàng yêu cầu: Dù giá trị dưới 200.000 đồng, nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập và giao hóa đơn lẻ theo quy định.
• Tính chính xác: Tổng số tiền trên hóa đơn cuối ngày phải khớp tuyệt đối với dòng tổng cộng trên Bảng kê bán lẻ.

Việc thực hiện đúng quy trình lập bảng kê và hóa đơn tổng hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Thông tư 39/2014/TT-BTC mà còn giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc hành chính cho bộ phận kế toán trong bối cảnh năm 2020.