Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng lao động là người nước ngoài hoặc chi trả thu nhập cho các chuyên gia quốc tế không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, một trong những vấn đề pháp lý gây nhiều lúng túng nhất cho bộ phận kế toán chính là việc xác định đối tượng và thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đặc biệt, mức thuế suất 20% áp dụng cho cá nhân không cư trú thường đi kèm với những quy định khắt khe về cách tính và thời điểm kê khai.

1. Ai là đối tượng bị khấu trừ 20% thuế thu nhập cá nhân?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các tổ chức và cá nhân khi chi trả các khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân không cư trú có trách nhiệm phải khấu trừ thuế TNCN trước khi thực hiện việc trả thu nhập.

"Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân không cư trú có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả thu nhập."

Như vậy, điểm mấu chốt ở đây là việc xác định tình trạng cư trú của người nộp thuế. Một cá nhân được coi là không cư trú nếu không đáp ứng các điều kiện về sự hiện diện tại Việt Nam (dưới 183 ngày trong một năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục) hoặc không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

2. Cách xác định thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công

Đối với cá nhân không cư trú, mức thuế suất áp dụng là 20% tính trên thu nhập chịu thuế. Căn cứ theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của đối tượng này được xác định tương tự như cá nhân cư trú nhưng không được áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh hay giảm trừ đóng bảo hiểm, đóng góp từ thiện.

Các khoản thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương đương dưới mọi hình thức (tiền mặt hoặc không bằng tiền).
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ các khoản phụ cấp đặc thù theo quy định).
• Tiền thù lao từ các hoạt động môi giới, hoa hồng, nghiên cứu khoa học, giảng dạy, biểu diễn nghệ thuật, quảng cáo...
• Tiền nhận được từ việc tham gia các hội đồng quản trị, ban kiểm soát doanh nghiệp.
• Các khoản lợi ích khác mà người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động như tiền thuê nhà, điện nước, dịch vụ kèm theo.
• Các khoản thưởng bằng tiền hoặc chứng khoán.

3. Công thức tính thuế trong trường hợp đặc biệt

Một tình huống thường gặp là cá nhân không cư trú làm việc đồng thời tại Việt Nam và nước ngoài nhưng không tách riêng được phần thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp cần áp dụng công thức phân bổ thu nhập theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trường hợp cá nhân không hiện diện tại Việt Nam:

Thu nhập chịu thuế tại Việt Nam = (Số ngày làm việc cho công việc tại Việt Nam / Tổng số ngày làm việc trong năm) x Thu nhập từ tiền lương, tiền công toàn cầu (trước thuế) + Thu nhập chịu thuế khác phát sinh tại Việt Nam.

Trường hợp cá nhân có hiện diện tại Việt Nam:

Thu nhập chịu thuế tại Việt Nam = (Số ngày có mặt ở Việt Nam / 365 ngày) x Thu nhập từ tiền lương, tiền công toàn cầu (trước thuế) + Thu nhập chịu thuế khác phát sinh tại Việt Nam.

Lưu ý: Tổng số ngày làm việc trong năm được tính theo chế độ quy định tại Bộ Luật lao động 2012 (văn bản có hiệu lực tại thời điểm năm 2019).

4. Thời điểm xác định thu nhập và chứng từ khấu trừ

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế. Điều này có nghĩa là ngay khi doanh nghiệp thực hiện lệnh chuyển khoản hoặc trả tiền mặt, nghĩa vụ khấu trừ 20% phải được thực hiện ngay lập tức.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Đây là căn cứ quan trọng để người lao động nước ngoài thực hiện các thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại quốc gia của họ hoặc thực hiện các thủ tục hoàn thuế nếu có hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và quốc gia đó.

5. Kết luận và lời khuyên pháp lý

Việc thực hiện đúng quy định về khấu trừ 20% thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tránh các rủi ro tài chính không đáng có. Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về tình trạng cư trú của người lao động (từ không cư trú sang cư trú), doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh cách tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần kể từ tháng có sự thay đổi.

Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn từ Tổng cục Thuế và tham vấn ý kiến của các chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm.