Trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính và tinh gọn bộ máy, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 22/2026/NQ-CP với những thay đổi mang tính bước ngoặt trong lĩnh vực quản lý con dấu. Điểm nhấn quan trọng nhất chính là việc phân cấp thẩm quyền từ cấp tỉnh xuống cấp xã, giúp các tổ chức, cơ quan tại địa phương tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại.

Công an cấp xã được trao quyền chủ động hơn trong việc quản lý con dấu từ năm 2026 (ảnh minh họa)

Bãi bỏ hàng loạt thủ tục hành chính rườm rà tại cấp Bộ và cấp Tỉnh

Theo quy định tại Mục A Phụ lục I.5 ban hành kèm theo Nghị quyết 22/2026/NQ-CP, kể từ ngày 29/4/2026, cơ quan chức năng chính thức bãi bỏ 03 thủ tục hành chính quan trọng vốn trước đây thuộc thẩm quyền của cấp Bộ và cấp Tỉnh. Cụ thể:

• Bãi bỏ thủ tục đăng ký thêm con dấu: Quy định này trước đây được thực hiện theo Điều 16 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP).
• Bãi bỏ thủ tục đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Từng được quy định tại Điều 14 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
• Bãi bỏ thủ tục đổi, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Theo quy định cũ tại Điều 17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Việc cắt giảm các thủ tục này không chỉ giúp giảm tải áp lực cho các cơ quan Công an cấp trên mà còn tạo điều kiện thông thoáng cho các tổ chức trong quá trình vận hành, sử dụng con dấu pháp lý.

Phân cấp mạnh mẽ: Công an cấp xã trực tiếp đăng ký mẫu con dấu

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là việc phân cấp thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu mới từ Công an cấp tỉnh xuống thẳng Công an cấp xã. Tuy nhiên, quyền hạn này chỉ áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức do Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã thành lập hoặc cấp phép hoạt động.

Sự thay đổi này đồng bộ với tinh thần của Nghị định 58/2026/NĐ-CP, nhằm đưa các dịch vụ công thiết yếu đến gần dân hơn, tận dụng tối đa năng lực của lực lượng Công an cơ sở trong tình hình mới.

Quy trình đăng ký con dấu được đơn giản hóa tối đa để hỗ trợ các tổ chức địa phương (ảnh minh họa)

Chi tiết hồ sơ đăng ký con dấu tại Công an cấp xã năm 2026

Để thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới tại cơ quan Công an cấp xã, các tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng với loại hình hoạt động của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp

• Cơ quan sử dụng con dấu hình Quốc huy: Cần có Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
• Cơ quan chuyên môn, quản lý nhà nước: Hồ sơ bao gồm Quyết định thành lập hoặc văn bản pháp lý tương đương.
• Tổ chức sự nghiệp: Ngoài Quyết định thành lập, cần bổ sung Giấy phép hoạt động nếu thuộc lĩnh vực bắt buộc phải đăng ký theo quy định pháp luật chuyên ngành.

2. Đối với các tổ chức xã hội, quỹ và phi chính phủ

Các tổ chức như Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, hội nghề nghiệp, quỹ từ thiện... khi đăng ký con dấu tại Công an cấp xã cần chuẩn bị:

• Quyết định thành lập hoặc Giấy phép hoạt động chính thức.
• Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

Lưu ý: Việc nộp hồ sơ hiện nay đã được tích hợp mạnh mẽ trên môi trường điện tử. Các tổ chức có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID để rút ngắn thời gian chờ đợi.

Lời khuyên pháp lý cho các tổ chức địa phương

Với việc phân cấp mới này, các tổ chức do UBND xã thành lập không còn phải lên tận Công an tỉnh để làm thủ tục như trước. Điều này giúp tiết kiệm thời gian nhưng cũng đòi hỏi các tổ chức phải nắm vững quy định về quản lý và sử dụng con dấu tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP để tránh các vi phạm hành chính không đáng có.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thành phần hồ sơ hoặc quy trình thực hiện, đại diện tổ chức nên chủ động liên hệ với bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Công an xã nơi đặt trụ sở để được hướng dẫn chi tiết theo đúng tinh thần của Nghị quyết 22/2026/NQ-CP.