Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sơ suất dẫn đến bỏ sót hóa đơn đầu vào là tình huống không hiếm gặp. Tuy nhiên, câu hỏi khiến nhiều kế toán đau đầu là: Nên kê khai vào kỳ phát sinh hay kỳ hiện tại để đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt?

Nguyên tắc "vàng" khi xử lý hóa đơn bỏ sót

Về cơ bản, pháp luật thuế Việt Nam quy định rất rõ về thời điểm kê khai khấu trừ. Theo quy định tại Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (được sửa đổi, bổ sung năm 2013), thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó.

Tuy nhiên, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn có cơ hội sửa sai. Cụ thể, Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 cho phép người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế nếu phát hiện có sai sót trong thời hạn 10 năm, miễn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Kê khai kỳ phát sinh hay kỳ hiện tại?

Việc lựa chọn kỳ kê khai phụ thuộc vào tác động của hóa đơn đó đối với nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Căn cứ theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, chúng ta có hai trường hợp chính:

• Trường hợp 1: Khai bổ sung làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn. Lúc này, bạn phải khai bổ sung vào chính kỳ tính thuế có sai sót (kỳ phát sinh hóa đơn).
• Trường hợp 2: Khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (chỉ tiêu [43] trên tờ khai). Trong tình huống này, doanh nghiệp phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại.

Điều này cũng được hướng dẫn chi tiết tại Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC và Điều 9 Nghị định 209/2013/NĐ-CP về nguyên tắc khấu trừ thuế đầu vào.

"Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại."

Bí quyết tra cứu hóa đơn để không bao giờ bỏ sót

Để tránh những rắc rối về thủ tục kê khai bổ sung, việc chủ động kiểm soát hóa đơn đầu vào là cực kỳ quan trọng. Hiện nay, với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tra cứu định kỳ:

1. Truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Sử dụng tài khoản đã được cấp để đăng nhập.
3. Tại mục "Tra cứu", chọn "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào".
4. Thiết lập khoảng thời gian cần kiểm tra (tối đa 31 ngày mỗi lần tra cứu).
5. Kiểm tra cả hai trạng thái "Đã cấp mã" và "Tổng cục Thuế đã nhận không mã" để đảm bảo không bỏ lọt bất kỳ hóa đơn nào.

Việc thực hiện tra cứu hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ giúp bộ phận kế toán đối chiếu kịp thời với dữ liệu thực tế, từ đó giảm thiểu tối đa các sai sót không đáng có trong báo cáo thuế.