Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính như nhập học, xin việc hay giao dịch dân sự, việc xin cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc trích lục hộ tịch là nhu cầu phổ biến của người dân. Tuy nhiên, không ít trường hợp bị cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết do không cung cấp đủ thông tin. Vậy pháp luật quy định như thế nào về điều kiện để được cấp các loại giấy tờ này?

Quy định về trách nhiệm cung cấp thông tin của người yêu cầu

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 04/2020/TT-BTP, khi có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch hoặc bản sao Giấy khai sinh, người dân cần có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản. Điều này giúp cơ quan chức năng có cơ sở để tra cứu trong Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Cụ thể, các thông tin cần thiết bao gồm:

• Tên loại giấy tờ hộ tịch: Ví dụ như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục khai tử...
• Số và ngày, tháng, năm đăng ký: Đây là thông tin định danh quan trọng nhất của một sự kiện hộ tịch.
• Cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch: Nơi bạn đã thực hiện thủ tục đăng ký trước đây (UBND cấp xã hoặc cấp huyện).

Giải pháp khi không nhớ chính xác thông tin đăng ký

Thực tế, nhiều người do thời gian đăng ký đã quá lâu hoặc bị thất lạc bản chính nên không thể nhớ chính xác số sổ hay ngày đăng ký. Trong trường hợp này, Thông tư 04/2020/TT-BTP cũng mở ra hướng giải quyết linh hoạt. Người yêu cầu phải cung cấp được các thông tin cơ bản để làm cơ sở tra cứu.

"Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu trên, thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu."

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể để người dân dễ dàng hình dung:

• Đối với bản sao Trích lục kết hôn: Nếu không nhớ số Giấy chứng nhận kết hôn, bạn bắt buộc phải cung cấp đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh của cả vợ và chồng.
• Đối với bản sao Giấy khai sinh: Nếu không nhớ ngày đăng ký, bạn cần cung cấp họ tên, ngày tháng năm sinh của người được khai sinh, kèm theo thông tin về cha và mẹ của người đó.

Khi nào cơ quan đăng ký hộ tịch có quyền từ chối?

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn, tính chính xác của thông tin là điều kiện tiên quyết. Nếu người yêu cầu cung cấp thông tin sai lệch hoặc quá sơ sài dẫn đến việc không thể tìm thấy dữ liệu trong hệ thống lưu trữ, cơ quan đăng ký hộ tịch có quyền từ chối giải quyết hồ sơ.

Việc từ chối này nhằm đảm bảo tính pháp lý và tránh việc cấp sai, cấp nhầm giấy tờ hộ tịch cho đối tượng không phù hợp. Do đó, trước khi đi thực hiện thủ tục, người dân nên rà soát lại các giấy tờ liên quan hoặc hỏi người thân để có thông tin chính xác nhất.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về quy trình và điều kiện cần thiết khi xin cấp bản sao giấy tờ hộ tịch, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với các cơ quan hành chính nhà nước.