Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, từ khi hệ thống hóa đơn điện tử được áp dụng đồng bộ, quy trình xử lý hóa đơn trong trường hợp này đã có những thay đổi căn bản so với trước đây. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán doanh nghiệp cần cập nhật ngay để tránh các sai sót không đáng có.

Quy định mới nhất về xử lý hóa đơn khi trả lại hàng hóa

Trước đây, nhiều kế toán vẫn quen với tư duy "người mua xuất hóa đơn trả lại hàng". Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, khi hàng hóa bị trả lại (một phần hoặc toàn bộ), người bán sẽ là bên thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó.

"Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định này sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn..."

Đối với trường hợp trả lại hàng hóa thông thường, việc xử lý được thực hiện tương tự như trường hợp hóa đơn có sai sót. Tùy vào thỏa thuận giữa hai bên và tính chất của giao dịch, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế.

Quy trình thực hiện chi tiết cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp pháp và chặt chẽ trong hồ sơ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản trả lại hàng hóa

Dù pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi trường hợp phải có biên bản giấy, nhưng để phục vụ việc giải trình sau này, hai bên nên lập biên bản ghi rõ: Loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng và thông tin về hóa đơn gốc đã lập. Đây là căn cứ quan trọng để người bán thực hiện các thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn xử lý trên hệ thống

Dựa trên thực tế hàng hóa bị trả lại, kế toán thực hiện:

• Trường hợp trả lại toàn bộ: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đã lập (nếu chưa kê khai thuế) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị (nếu đã kê khai thuế).
• Trường hợp trả lại một phần: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất tương ứng với phần hàng bị trả lại. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: "Điều chỉnh giảm cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Việc áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thời điểm và nội dung. Một số điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm:

• Thời điểm lập hóa đơn: Phải được thực hiện ngay khi hai bên xác nhận việc trả lại hàng. Việc chậm trễ có thể dẫn đến hành vi vi phạm về thời điểm lập hóa đơn theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Kê khai thuế: Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, cả người bán và người mua đều phải thực hiện kê khai bổ sung (nếu cần thiết) để điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào tương ứng.
• Đối với cá nhân không có hóa đơn: Quy trình vẫn thực hiện tương tự, người bán thu hồi hàng và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà không cần người mua phải xuất bất kỳ chứng từ thuế nào.

Tóm lại, việc nắm vững quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế trong các kỳ thanh tra, kiểm tra.