Quản lý nhân sự tại doanh nghiệp đang rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội (ảnh minh họa)

Tờ khai TK1-TS là gì và tại sao cần kê khai chính xác?

Trong hệ thống quản lý an sinh xã hội tại Việt Nam, Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) đóng vai trò là "chìa khóa" để người lao động thiết lập hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân trên hệ thống BHXH quốc gia. Đặc biệt, đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, nơi có sự biến động nhân sự thường xuyên, việc nắm vững cách lập tờ khai này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi tối đa cho nhân viên khi ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 8 năm 2019, quy trình thu và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện nghiêm ngặt theo các văn bản sau:

• Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
• Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/07/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình thu ban hành kèm theo Quyết định 595.

Việc áp dụng đúng mẫu tờ khai theo các văn bản này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian cho cả doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai TK1-TS (Mẫu mới nhất 2019)

Mẫu TK1-TS gồm hai phần chính: Phần kê khai bắt buộc và Phần kê khai chung. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục:

Phần I - Thông tin bắt buộc

Đây là những thông tin định danh cơ bản mà bất kỳ người tham gia nào cũng phải hoàn thiện:

• [01] Họ và tên: Phải viết chữ IN HOA có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
• [02] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đúng theo giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân (CMND)/Thẻ căn cước công dân (CCCD).
• [06] Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính cấp xã, huyện, tỉnh.
• [07] Địa chỉ nhận hồ sơ: Đây là nơi cơ quan BHXH sẽ gửi kết quả (thẻ BHYT, sổ BHXH). Người lao động có thể ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú thuận tiện nhất.

Phần II - Thông tin chung và yêu cầu thay đổi

Phần này dành cho những người đã có mã số BHXH hoặc cần điều chỉnh thông tin:

• [09] Mã số BHXH: Ghi mã số 10 chữ số đã được cấp. Nếu chưa biết, có thể tra cứu tại cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.
• [13] Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: Người lao động chọn cơ sở y tế phù hợp theo danh sách cơ quan BHXH công bố hàng năm.
• [14] Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ mục đích kê khai. Ví dụ: "Thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu" hoặc "Điều chỉnh thông tin ngày tháng năm sinh".

Những lưu ý đặc biệt cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Tại các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, bộ phận nhân sự cần lưu ý:

1. Xác nhận của đơn vị: Khi người lao động thay đổi các thông tin về nhân thân (họ tên, ngày sinh, giới tính), đơn vị sử dụng lao động bắt buộc phải ký tên và đóng dấu xác nhận vào tờ khai.
2. Hồ sơ kèm theo: Phải có các giấy tờ chứng minh (bản sao công chứng) như Giấy khai sinh, CMND/CCCD hoặc các quyết định điều chỉnh lương, chức danh nghề nghiệp.
3. Thời gian nộp: Doanh nghiệp nên tập hợp hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở trong vòng 30 ngày kể từ khi có phát sinh thay đổi.

Phụ lục thành viên hộ gia đình - Khi nào cần kê khai?

Phụ lục này chỉ áp dụng đối với những người chưa được cấp mã số BHXH. Mục đích là để cơ quan bảo hiểm xác định tính duy nhất của đối tượng tham gia và tránh trùng lặp dữ liệu. Chủ hộ hoặc người đại diện hộ gia đình sẽ chịu trách nhiệm kê khai thông tin của tất cả các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú.

"Người kê khai phải cam đoan những nội dung đã ghi là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin."

Việc thực hiện đúng hướng dẫn trên sẽ giúp quá trình giao dịch điện tử hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều.