Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa của các dãy ký tự phức tạp trên mẫu hóa đơn mới này.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cấu trúc của hóa đơn điện tử bao gồm hai phần chính: Ký hiệu mẫu số và Ký hiệu hóa đơn. Việc nắm vững cách đọc các ký hiệu này không chỉ giúp kế toán kiểm soát chứng từ tốt hơn mà còn tránh được các sai sót pháp lý không đáng có.

1. Giải mã ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên (từ 1 đến 6) thể hiện loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Các loại tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác có nội dung của hóa đơn.
• Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

2. Ý nghĩa của 6 ký tự trong ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã hay không có mã, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn được sử dụng.

Ký tự đầu tiên: Phân biệt hóa đơn có mã và không mã

Ký tự này là một chữ cái (C hoặc K):

• Chữ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Chữ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo: Năm lập hóa đơn

Đây là hai chữ số Ả rập thể hiện hai số cuối của năm dương lịch lập hóa đơn. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2021 sẽ có ký hiệu là 21, năm 2022 là 22.

Ký tự thứ tư: Loại hóa đơn điện tử được sử dụng

Ký tự này là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) quy định cụ thể cho từng đối tượng và loại hình kinh doanh:

• T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• D: Hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù.
• L: Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
• H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối: Quản lý nội bộ

Đây là các chữ cái do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, người bán thường để là "YY".

"Ví dụ: Ký hiệu 1C21TAA có nghĩa là: (1) Hóa đơn GTGT; (C) Có mã của cơ quan thuế; (21) Lập năm 2021; (T) Do doanh nghiệp đăng ký sử dụng; (AA) Ký hiệu riêng của doanh nghiệp."

3. Lời khuyên cho doanh nghiệp khi chuyển đổi

Việc hiểu rõ các ký hiệu này giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Bộ Tài chính. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình đăng ký hoặc xử lý hóa đơn sai sót, quý bạn đọc nên tham khảo kỹ Thông tư 78/2021/TT-BTC hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ pháp luật để được tư vấn kịp thời.

Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2022, đánh dấu bước ngoặt lớn trong quản lý thuế hiện đại.