Việc quản lý và báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là thước đo tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và những thay đổi về bộ máy hành chính tại Việt Nam năm 2025, các đơn vị cần đặc biệt lưu ý để thực hiện đúng quy trình, tránh những rủi ro pháp lý đáng tiếc.

1. Tầm quan trọng của việc báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình và báo cáo định kỳ về tình hình thay đổi lao động. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt biến động thị trường lao động, từ đó đưa ra các chính sách an sinh xã hội phù hợp.

Kể từ ngày 01/07/2025, một thay đổi lớn mà doanh nghiệp cần lưu ý là việc sáp nhập Sở Lao động - Thương binh và Xã hội vào Sở Nội vụ tại nhiều địa phương. Do đó, các báo cáo lao động hiện nay sẽ được gửi về cơ quan đầu mối mới này.

2. Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, pháp luật quy định hai phương thức thực hiện báo cáo chính:

Cách 1: Báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đây là phương thức được khuyến khích nhất nhờ tính nhanh chóng, minh bạch và giảm thiểu giấy tờ vật lý. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/.
• Bước 2: Đăng nhập bằng chữ ký số (USB Token) của doanh nghiệp.
• Bước 3: Tìm kiếm thủ tục "Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động".
• Bước 4: Kê khai thông tin theo mẫu điện tử. Hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ cơ quan Bảo hiểm xã hội để đối soát.
• Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ. Kết quả sẽ được trả về tài khoản dịch vụ công của doanh nghiệp.

Cách 2: Báo cáo trực tiếp (Bản giấy)

Trong trường hợp không thể thực hiện trực tuyến, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy. Tuy nhiên, phương thức này đòi hỏi sự chuẩn xác cao về mẫu biểu.

• Hồ sơ bao gồm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Nơi nộp: Gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Nội vụ (hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế đối với doanh nghiệp nằm trong khu vực này theo quy định tại Nghị định 35/2022/NĐ-CP).

3. Thời hạn báo cáo lao động định kỳ doanh nghiệp cần ghi nhớ

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), thời hạn báo cáo được quy định cụ thể:

"Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện."

Lưu ý: Đối với báo cáo năm 2025, hạn cuối cùng để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục là ngày 05/12/2025. Việc chậm trễ dù chỉ một ngày cũng có thể dẫn đến các biên bản xử phạt hành chính.

4. Mức phạt vi phạm khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn chủ quan với thủ tục này, tuy nhiên mức phạt hiện nay là không hề nhỏ. Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Đối với hành vi không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (điểm a khoản 1 Điều 8).
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (điểm c khoản 2 Điều 8).

*Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện báo cáo lao động năm 2026, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản trị nội bộ.