Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các Công ty TNHH Một thành viên, việc quản lý chứng từ thuế là một nhiệm vụ trọng tâm đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một trong những loại báo cáo quan trọng mà kế toán cần lưu ý chính là Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Kế toán viên đang thực hiện rà soát chứng từ thuế TNCN năm 2019 (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, các tổ chức chi trả thu nhập có khấu trừ thuế TNCN của người lao động hoặc đối tác cá nhân đều có trách nhiệm lập báo cáo này.

Đối với Công ty TNHH Một thành viên, dù quy mô lớn hay nhỏ, nếu có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN (ví dụ khấu trừ 10% đối với lao động thời vụ hoặc cá nhân không ký hợp đồng lao động) thì đều phải thực hiện cấp chứng từ khấu trừ và kê khai bảng kê định kỳ.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo định kỳ quý. Cụ thể:

• Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
• Nơi nộp: Cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp.

Việc chậm nộp bảng kê này có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, do đó doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian quan trọng trong năm 2019.

Việc ký và đóng dấu chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được thực hiện cẩn trọng (ảnh minh họa)

Mẫu Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Dưới đây là mẫu bảng kê chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 37/2010/TT-BTC mà các Công ty TNHH Một thành viên cần áp dụng:

BẢNG KÊ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
Quý …… Năm..........
(Ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính)

Tổ chức chi trả thu nhập:..............................................................................................................
Mã số thuế:.....................................................................................................................................
Địa chỉ:............................................................................................................................................
Điện thoại:.......................................................................................................................................

STT	KÝ HIỆU CHỨNG TỪ	SỐ CHỨNG TỪ	HỌ VÀ TÊN NGƯỜI BỊ KHẤU TRỪ THUẾ	MÃ SỐ THUẾ (HOẶC SỐ CMND; SỐ HỘ CHIẾU)	SỐ TIỀN THUẾ	GHI CHÚ
1
2

Tổng cộng số tiền thuế đã cấp chứng từ khấu trừ thuế: .......................
(Bằng chữ:.......................................................................................................................................)

Những lưu ý quan trọng khi lập bảng kê

Khi thực hiện lập bảng kê trong năm 2019, kế toán Công ty TNHH Một thành viên cần kiểm tra kỹ các thông tin sau:

1. Ký hiệu chứng từ: Phải khớp với ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế (thường có dạng AB/2019/T).
2. Số chứng từ: Phải được đánh số liên tục, không được bỏ cách số.
3. Thông tin người nộp thuế: Mã số thuế hoặc số CMND/Hộ chiếu phải chính xác để phục vụ việc quyết toán thuế TNCN cuối năm của cá nhân đó.
4. Lưu trữ: Liên 1 của chứng từ phải được lưu tại cuống hoặc lưu file (nếu là chứng từ tự in) để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ đúng quy định về bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong nghĩa vụ thuế mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động khi họ thực hiện quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.