Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế kiểm soát nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động xuất kho hay cung ứng dịch vụ đều bắt buộc phải lập hóa đơn. Việc hiểu sai quy định có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có hoặc gây phiền hà trong quản lý nội bộ.

Nguyên tắc "Mọi giao dịch đều phải có hóa đơn" và những ngoại lệ

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này bao gồm cả các trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, hoặc trả thay lương cho người lao động.

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)...”

Tuy nhiên, điểm mấu chốt nằm ở cụm từ "trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất". Đây chính là một trong những trường hợp hiếm hoi doanh nghiệp được phép không lập hóa đơn.

Trường hợp 1: Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất

Hàng hóa luân chuyển nội bộ được hiểu là việc xuất hàng hóa từ kho này sang kho khác, hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác trong cùng một pháp nhân để phục vụ cho các công đoạn sản xuất tiếp theo. Ví dụ, một công ty may mặc xuất vải từ kho nguyên liệu sang xưởng may để cắt may thành phẩm.

Trong tình huống này, vì không có sự chuyển giao quyền sở hữu cho một đối tượng khác và không phát sinh doanh thu, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng. Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi dòng chảy của hàng hóa.

Trường hợp 2: Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc

Một điểm mới đáng chú ý được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) liên quan đến việc điều chuyển tài sản. Cụ thể, tại điểm g khoản 3 Điều 13 (được bổ sung):

“g) Trường hợp điều chuyển tài sản từ công ty mẹ đến các đơn vị hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.”

Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính cho các tập đoàn, tổng công ty khi thực hiện tái cấu trúc hoặc luân chuyển tài sản cố định giữa các chi nhánh mà không làm thay đổi bản chất sở hữu của pháp nhân chính.

Lưu ý về các giao dịch dưới 200.000 đồng

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng thói quen cũ từ Thông tư 26/2015/TT-BTC, cho rằng bán hàng dưới 200.000 đồng thì không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định này đã thay đổi. Mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ (kể cả dưới 200.000 đồng).

Đối với các cơ sở kinh doanh bán lẻ, giải pháp tối ưu hiện nay là sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hình thức này cho phép xuất hóa đơn ngay lập tức cho khách hàng mà không cần chữ ký số của người bán, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa quy trình vận hành.

Việc nắm bắt kịp thời các quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong công tác kế toán thuế, tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn vốn rất nặng nề hiện nay.