Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân nói riêng và các tổ chức kinh tế nói chung, việc lập hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên, những thay đổi căn bản từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã khiến nhiều quy định cũ tại Thông tư 26/2015/TT-BTC trở nên lỗi thời, đặc biệt là ngưỡng 200.000 đồng khi bán lẻ.

1. Bãi bỏ ngưỡng 200.000 đồng: Mọi giao dịch đều phải có hóa đơn

Trước đây, theo quy định cũ, khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn trừ khi người mua yêu cầu. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã hoàn toàn bị bãi bỏ.

Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

"1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)..."

Như vậy, không còn ngưỡng giá trị tối thiểu để được miễn lập hóa đơn. Dù giao dịch chỉ có giá trị vài nghìn đồng, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng.

2. Xử lý trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn

Một tình huống rất phổ biến trong các doanh nghiệp bán lẻ là khách hàng cá nhân thường không có nhu cầu lấy hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn cho mỗi lần bán hàng.

Tại thời điểm lập hóa đơn, nếu người mua không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) hoặc không lấy hóa đơn, trên hóa đơn điện tử phải ghi rõ tiêu thức "Người mua không lấy hóa đơn". Đối với các cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế để thuận tiện hơn trong việc quản lý từng giao dịch phát sinh trong ngày.

3. Hàng hóa tiêu dùng nội bộ và luân chuyển nội bộ

Đây là nội dung dễ gây nhầm lẫn nhất đối với kế toán doanh nghiệp. Cần phân biệt rõ hai khái niệm này để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ: Là việc xuất hàng hóa từ kho này sang kho khác, hoặc giữa các bộ phận trong cùng một đơn vị để tiếp tục quá trình sản xuất. Trường hợp này không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế GTGT.
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ: Là việc doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho nhu cầu của chính doanh nghiệp hoặc nhân viên (không phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất). Trường hợp này phải lập hóa đơn, tuy nhiên giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ được xác định bằng 0 (theo Thông tư 219/2013/TT-BTC).

4. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp tư nhân

Việc không lập hóa đơn cho các giao dịch dưới 200.000 đồng theo thói quen cũ có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Do đó, các chủ doanh nghiệp tư nhân cần cập nhật ngay quy trình bán hàng, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận qua hệ thống hóa đơn điện tử, dù là giao dịch nhỏ nhất, để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và an toàn tài chính cho đơn vị.