Trong quan hệ lao động, kỷ luật là công cụ cần thiết để duy trì trật tự và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, đây cũng là con dao hai lưỡi nếu người sử dụng lao động không nắm vững các quy định pháp lý. Đặc biệt, tại thời điểm năm 2019, khi Bộ luật Lao động 2012 và Nghị định 148/2018/NĐ-CP đang có hiệu lực, việc xác định đúng người có thẩm quyền ra quyết định kỷ luật là yếu tố tiên quyết để đảm bảo tính hợp pháp của quy trình này.

Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện quyền kỷ luật lao động

Không phải cứ nhân viên mắc lỗi là doanh nghiệp có thể tùy ý xử phạt. Theo quy định, người sử dụng lao động chỉ được phép xử lý kỷ luật khi hội đủ các điều kiện sau:

• Chứng minh được lỗi: Doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh hành vi vi phạm của người lao động.
• Thời hiệu kỷ luật: Thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm. Riêng đối với các hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh, công nghệ thì thời hiệu có thể kéo dài đến 12 tháng.
• Căn cứ nội quy: Tuyệt đối không được xử lý kỷ luật đối với những hành vi vi phạm không được quy định cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

Thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật: Ai mới là người có quyền?

Đây là nội dung quan trọng nhất thường bị các doanh nghiệp bỏ qua hoặc thực hiện sai. Theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 148/2018/NĐ-CP, người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động chính là người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động.

Cụ thể, những đối tượng sau đây được xác định là có thẩm quyền:

1. Người đại diện theo pháp luật: Được quy định tại điều lệ của doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc).
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Đối với các đơn vị có tư cách pháp nhân.
3. Người đại diện được ủy quyền: Đối với hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân.
4. Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động: Trong trường hợp thuê mướn lao động cá nhân.
5. Người được ủy quyền bằng văn bản: Đây là trường hợp phổ biến nhất tại các doanh nghiệp lớn. Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp dưới (như Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng...) để thực hiện việc giao kết hợp đồng và ra quyết định kỷ luật.

Những lưu ý "sống còn" để tránh rủi ro pháp lý

Việc ra quyết định sai thẩm quyền (ví dụ: Trưởng phòng tự ý ký quyết định sa thải mà không có văn bản ủy quyền hợp lệ từ Giám đốc) sẽ khiến quyết định đó bị vô hiệu. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ phải nhận lại người lao động mà còn phải bồi thường một khoản tiền rất lớn cho những ngày người lao động không được làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp tạm hoãn xử lý kỷ luật bao gồm:

• Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được sự đồng ý của chủ doanh nghiệp.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chờ kết quả điều tra của cơ quan chức năng.
• Lao động nữ đang có thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.
• Người lao động mắc bệnh tâm thần hoặc các bệnh làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi.

Tóm lại, để tránh những rắc rối pháp lý không đáng có, bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng văn bản ủy quyền và đảm bảo người ký quyết định kỷ luật phải là người có thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành.