(Ảnh minh họa: Chủ hộ kinh doanh đang thực hiện công tác kế toán theo quy định mới)

Ngày 11/10/2021, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa công tác quản lý tài chính tại các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ. Theo đó, kể từ ngày 01/01/2022, các hộ kinh doanh sẽ phải chính thức áp dụng hệ thống chứng từ kế toán mới thay thế cho các quy định cũ trước đây.

Danh sách 5 mẫu chứng từ kế toán bắt buộc từ năm 2022

Việc thay đổi hệ thống biểu mẫu nhằm mục đích đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ trong việc kiểm soát dòng tiền và hàng hóa. Cụ thể, 5 mẫu chứng từ mà hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý bao gồm:

• Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt.
• Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Phiếu nhập kho (Mẫu số 03-VT): Nhằm theo dõi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu.
• Phiếu xuất kho (Mẫu số 04-VT): Theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư xuất kho cho các mục đích kinh doanh hoặc tiêu dùng nội bộ.
• Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động (Mẫu số 05-LĐTL): Chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác cho người lao động.

Việc ký và lưu trữ chứng từ kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật (ảnh minh họa)

Quy định về việc lập và ký chứng từ kế toán

Không chỉ thay đổi về biểu mẫu, Thông tư 88/2021/TT-BTC còn nhấn mạnh việc vận dụng các nguyên tắc cốt lõi của Luật kế toán 2015 trong công tác quản lý chứng từ. Cụ thể:

1. Nội dung và cách lập chứng từ

Theo quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các yếu tố cơ bản như tên, số hiệu, ngày tháng lập, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tên và địa chỉ của các bên liên quan. Đặc biệt, đối với hộ kinh doanh, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính trung thực và kịp thời ngay khi nghiệp vụ phát sinh.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 19 Luật kế toán 2015, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Đối với chứng từ điện tử, hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định về chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý.

"Điều 19. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất."

Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán hộ kinh doanh

Việc lưu trữ chứng từ không chỉ phục vụ cho công tác quản trị nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra. Hộ kinh doanh cần vận dụng quy định tại Điều 18 Luật kế toán 2015 về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. Thời hạn lưu trữ thông thường đối với các chứng từ sử dụng cho quản lý, điều hành là ít nhất 5 năm.

Bên cạnh đó, phương pháp lập chi tiết cho từng loại mẫu biểu được hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Các chủ hộ kinh doanh nên chủ động nghiên cứu và tập huấn cho nhân viên phụ trách để tránh những sai sót không đáng có khi quy định mới chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.

Việc chuyển đổi sang hệ thống chứng từ mới là một phần trong lộ trình hiện đại hóa quản lý thuế và kế toán. Dù có thể gây ra những bỡ ngỡ ban đầu, nhưng về lâu dài, đây là công cụ đắc lực giúp hộ kinh doanh kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.