Tháng 7/2018 không chỉ là thời điểm bắt đầu của quý 3 mà còn là giai đoạn cao điểm đối với bộ phận kế toán và nhân sự của các doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành tại thời điểm này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 5 đầu việc quan trọng liên quan đến lao động, thuế và bảo hiểm.

1. Thông báo tình hình biến động lao động trước ngày 03/7

Theo quy định tại Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ hàng tháng. Cụ thể, tại Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH quy định:

"Trước ngày 03 hằng tháng, người sử dụng lao động phải thông báo theo Mẫu số 29 ban hành kèm theo Thông tư này với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị nếu có (tính theo tháng dương lịch của tháng liền trước thời điểm thông báo)."

Như vậy, nếu trong tháng 6/2018 doanh nghiệp có sự thay đổi về số lượng nhân sự (tăng hoặc giảm), kế toán cần hoàn thiện mẫu biểu và gửi thông báo trước ngày 03/7/2018. Việc chậm trễ có thể dẫn đến những rắc rối trong công tác quản lý nhà nước về lao động tại địa phương.

2. Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn trong tháng 7

Kinh phí công đoàn là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, kể cả những đơn vị chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở. Căn cứ theo Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mức đóng và phương thức đóng được quy định rất rõ ràng.

Tại Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, mức đóng được xác định như sau:

"Mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Quỹ tiền lương này là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội."

Về thời điểm đóng, Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Do đó, trong tháng 7 này, doanh nghiệp cần trích nộp đầy đủ khoản phí này để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ luật định.

3. Chậm nhất 30/7, báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đối với các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính, việc báo cáo tình hình sử dụng là bắt buộc hàng quý. Theo hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo này là ngày thứ 30 của tháng đầu quý sau.

Vì tháng 7 là tháng đầu tiên của quý 3, nên chậm nhất là ngày 30/7/2018, doanh nghiệp phải gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý 2/2018 cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là một trong những thủ tục hành chính thuế quan trọng mà kế toán thường xuyên phải đối soát để tránh sai sót.

4. Chậm nhất 30/7, nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính quý 2

Một trong những nghĩa vụ tài chính lớn nhất trong tháng 7 chính là nộp thuế TNDN tạm tính. Căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh thực tế của quý 2/2018, doanh nghiệp tự xác định số thuế phải nộp.

Tại Điều 17 Thông tư 151/2014/TT-BTC (bổ sung Điều 12a vào Thông tư 156/2013/TT-BTC) quy định:

"Căn cứ kết quả sản xuất, kinh doanh, người nộp thuế thực hiện tạm nộp số thuế thu nhập doanh nghiệp của quý chậm nhất vào ngày thứ ba mươi của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế; doanh nghiệp không phải nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý."

Lưu ý rằng, mặc dù không phải nộp tờ khai, nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo số thuế tạm nộp trong năm không thấp hơn 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm để tránh bị tính tiền chậm nộp. Thời hạn cuối cùng cho việc nộp tiền thuế quý 2/2018 vào ngân sách nhà nước là ngày 30/7/2018.

5. Chậm nhất 31/7, trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng 7

Cuối cùng, doanh nghiệp không được quên nghĩa vụ trích nộp các loại bảo hiểm cho người lao động. Quy trình này hiện đang được thực hiện theo Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Cụ thể, tại Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về phương thức đóng hằng tháng:

"Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước."

Vì vậy, chậm nhất là ngày 31/7/2018, doanh nghiệp phải hoàn tất việc chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của tháng 7 vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc nộp chậm sẽ phát sinh lãi chậm nộp và ảnh hưởng trực tiếp đến việc chốt sổ, giải quyết chế độ cho người lao động.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để tránh những sai sót đáng tiếc và các khoản phạt không đáng có, bộ phận kế toán nên lập bảng theo dõi các mốc thời gian nêu trên và chuẩn bị hồ sơ, nguồn tài chính từ sớm. Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định mà còn xây dựng uy tín đối với các cơ quan quản lý và người lao động.