Tầm quan trọng của Giấy ủy quyền trong thủ tục chia Công ty cổ phần

Trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp, cụ thể là thủ tục chia công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật thường không thể trực tiếp thực hiện mọi công đoạn tại cơ quan nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là bước pháp lý bắt buộc để cho phép cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh.

Tại thời điểm tháng 10/2018, các hoạt động này được điều chỉnh chặt chẽ bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc soạn thảo sai lệch hoặc thiếu sót thông tin trong giấy ủy quyền có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ cho kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Cập nhật tháng 10/2018)

Để đảm bảo tính hợp lệ, Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục chia công ty cổ phần cần tuân thủ các quy định sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình chia, tách, sáp nhập.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Quy định chi tiết về hồ sơ và thủ tục ủy quyền.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Hướng dẫn về biểu mẫu và cách thức kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục chia Công ty cổ phần

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền (Công ty bị chia)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục chia doanh nghiệp cho Công ty cổ phần ………….;

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ và tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo

Khi soạn thảo Giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin pháp nhân: Phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
2. Thông tin người được ủy quyền: Cần ghi chính xác số CMND/Thẻ căn cước công dân. Người này khi đi thực hiện thủ tục phải mang theo bản chính giấy tờ tùy thân để đối chiếu.
3. Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ là thực hiện thủ tục "Chia công ty cổ phần". Tránh ghi chung chung dẫn đến việc chuyên viên Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung hoặc làm lại giấy ủy quyền.
4. Thời hạn ủy quyền: Thông thường nên để đến khi hoàn tất thủ tục để tránh việc giấy ủy quyền hết hạn giữa chừng.

Lưu ý quan trọng về tính pháp lý

Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty.

Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý cao nhất và tránh các tranh chấp phát sinh sau này, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn hình thức chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc công chứng tại Văn phòng công chứng.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục chia công ty cổ phần một cách thuận lợi và đúng pháp luật trong năm 2018.