Tầm quan trọng của chữ ký số đối với Công ty cổ phần năm 2020

Bước sang năm 2020, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trong môi trường điện tử. Đối với các Công ty cổ phần, chữ ký số là công cụ không thể thiếu để thực hiện các nghĩa vụ như: kê khai thuế qua mạng, nộp bảo hiểm xã hội điện tử, ký kết hợp đồng kinh tế trực tuyến và thực hiện các thủ tục hành chính công.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền cấp khóa chứng thư số

Việc cấp khóa và chứng thư số hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, thuê bao là tổ chức (doanh nghiệp) phải có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp để thực hiện các giao dịch với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần không thể trực tiếp đi làm thủ tục, công ty cần lập Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số cho một cá nhân cụ thể (thường là kế toán hoặc nhân viên hành chính) để thay mặt thực hiện các công việc liên quan.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Giấy ủy quyền cấp khóa chữ ký số

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị các nhà cung cấp dịch vụ từ chối hồ sơ, khi soạn thảo Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin sau:

• Thông tin Bên ủy quyền: Phải ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người ký ủy quyền phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Thông tin Bên được ủy quyền: Ghi đầy đủ họ tên, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp và chức vụ của người được ủy quyền.
• Nội dung ủy quyền: Cần ghi rõ phạm vi công việc là "Thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa, nhận chứng thư số và các thiết bị liên quan (USB Token)".
• Thời hạn ủy quyền: Nên xác định rõ từ ngày nào đến ngày nào hoặc cho đến khi hoàn thành công việc.

Mẫu Giấy ủy quyền đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà các Công ty cổ phần có thể áp dụng trong năm 2020:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2020/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp):

- Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................

- Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .........................................

- Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................

- Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .................................

II. Bên được ủy quyền:

- Họ và tên: ................................................. Giới tính: ................................................

- Chứng minh nhân dân số: ................. do ................. cấp ngày .................................

- Chức vụ tại công ty: .................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để nộp hồ sơ, thực hiện các thủ tục đề nghị cấp khóa và nhận kết quả chứng thư số cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các giấy tờ, biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ để hoàn tất thủ tục.

IV. Cam kết:

Bên ủy quyền cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi do Bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền nêu trên.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Sau khi nhận được khóa và chứng thư số, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý thiết bị USB Token một cách chặt chẽ. Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thuê bao có trách nhiệm lưu trữ và sử dụng khóa bí mật của mình một cách an toàn. Việc để lộ mật khẩu (PIN) hoặc mất thiết bị có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu có đối tượng xấu lợi dụng để thực hiện các giao dịch bất hợp pháp nhân danh doanh nghiệp.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền trên sẽ giúp các Công ty cổ phần thuận tiện hơn trong quá trình trang bị công cụ chữ ký số để phục vụ hoạt động kinh doanh trong năm 2020.