Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Trong quá trình hoạt động, vì lý do mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh hoặc thay đổi chiến lược, doanh nghiệp thường thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Tại thời điểm cuối năm 2018, các quy định về đăng ký doanh nghiệp đã có những bước tiến mới nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính. Cụ thể, các văn bản pháp luật điều chỉnh bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018);
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp thực hiện ký kết hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh (ảnh minh họa)

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty TNHH một thành viên

Theo quy định tại Điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
3. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp).
4. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

"Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chốt thuế và chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trong trường hợp chuyển trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác."

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Quy trình thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính được chia làm hai trường hợp chính:

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố

Doanh nghiệp gửi hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký hoặc nộp qua mạng điện tử. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa (ảnh minh họa)

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện thêm bước chốt thuế tại cơ quan thuế cũ để nhận Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (Mẫu 09-MST). Sau đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới.

Mẫu Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Phụ lục II-1)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018:

Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các công việc sau:

• Khắc lại con dấu (nếu cần): Nếu trên con dấu cũ có ghi địa chỉ quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố mà doanh nghiệp đã chuyển đi, doanh nghiệp cần khắc lại dấu và thực hiện thông báo mẫu dấu mới theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Thay đổi thông tin hóa đơn: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin trên hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông báo cho đối tác, ngân hàng: Cập nhật địa chỉ mới trên các hợp đồng kinh tế, tài khoản ngân hàng và các giấy phép con khác (nếu có).

Việc tuân thủ đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ (trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi) sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính không đáng có.