Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc sai sót trong kê khai thuế là điều khó tránh khỏi đối với các kế toán viên. Tuy nhiên, pháp luật thuế Việt Nam luôn tạo điều kiện để người nộp thuế tự phát hiện và khắc phục sai sót thông qua cơ chế khai bổ sung. Một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ này chính là Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu số 01/KHBS).

Tầm quan trọng của việc khai bổ sung hồ sơ thuế

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC, khi người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế. Việc chủ động khai bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các khoản phạt vi phạm hành chính.

Khi nào doanh nghiệp cần lập Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu 01/KHBS)?

Bản giải trình mẫu 01/KHBS được lập khi việc khai bổ sung dẫn đến thay đổi số thuế phải nộp, tiền chậm nộp hoặc số thuế được khấu trừ, số thuế được hoàn. Cụ thể:

• Làm tăng số thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước.
• Làm giảm số thuế phải nộp (trường hợp này doanh nghiệp sẽ được bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế).
• Điều chỉnh tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bản giải trình khai bổ sung theo Thông tư 156/2013/TT-BTC

Để lập bản giải trình chính xác, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định số liệu chênh lệch

Người nộp thuế cần so sánh số liệu đã kê khai (sai) với số liệu đúng thực tế phát sinh. Phần chênh lệch này sẽ được điền vào mục A. Nội dung bổ sung, điều chỉnh thông tin đã kê khai trong mẫu 01/KHBS.

Bước 2: Giải thích lý do sai sót

Tại mục C. Nội dung giải thích, doanh nghiệp cần nêu rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót (ví dụ: do nhầm lẫn hóa đơn, tính toán sai số liệu, áp dụng sai thuế suất...). Việc giải trình rõ ràng sẽ giúp cơ quan thuế dễ dàng chấp nhận hồ sơ điều chỉnh.

Bước 3: Tính toán tiền chậm nộp (nếu có)

Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải tự xác định số tiền chậm nộp phát sinh kể từ ngày hết hạn nộp thuế của kỳ có sai sót đến ngày nộp hồ sơ khai bổ sung.

"Trường hợp người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm tăng số tiền thuế phải nộp thì người nộp thuế tự xác định số tiền chậm nộp căn cứ vào số tiền thuế khai bổ sung, số ngày chậm nộp và mức tiền chậm nộp theo quy định."

Cách tính tiền chậm nộp thuế mới nhất năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, mức tiền chậm nộp được áp dụng theo quy định của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Quản lý thuế. Công thức tính như sau:

Số tiền chậm nộp = Số thuế nộp thiếu x 0,03% x Số ngày chậm nộp

Trong đó, số ngày chậm nộp được tính liên tục kể từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế đến ngày người nộp thuế nộp số tiền thuế thiếu vào ngân sách nhà nước.

Những lưu ý "vàng" để tránh rủi ro khi khai bổ sung

1. Thời hạn: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ khai bổ sung vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tiếp theo, nhưng phải trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.

2. Hồ sơ đính kèm: Ngoài mẫu 01/KHBS, doanh nghiệp cần nộp kèm Tờ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót đã được điều chỉnh (tờ khai bổ sung) và các tài liệu chứng minh sai sót.

3. Trách nhiệm pháp lý: Người nộp thuế phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của số liệu khai bổ sung. Nếu cố tình gian lận, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo quy định của pháp luật hình sự và hành chính.

Việc nắm vững cách lập Bản giải trình khai bổ sung hồ sơ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong nghĩa vụ thuế mà còn là cách bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đơn vị trước các đợt thanh kiểm tra của cơ quan chức năng.