Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính và đẩy mạnh số hóa dữ liệu doanh nghiệp, việc chuyển đổi và cập nhật thông tin từ Giấy phép đầu tư sang Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là một bước đi tất yếu. Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đã hoạt động lâu năm, thủ tục này không chỉ giúp chuẩn hóa dữ liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch pháp lý sau này.

Chuyên gia pháp lý hướng dẫn thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp năm 2018

Tính đến tháng 10/2018, các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) khi thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin cần tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ 10/10/2018);
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đăng ký?

Việc sử dụng Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp giúp cơ quan quản lý nhà nước hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia. Đối với doanh nghiệp, điều này mang lại các lợi ích:

• Đồng bộ mã số thuế và mã số doanh nghiệp: Giúp đơn giản hóa các thủ tục về thuế và bảo hiểm.
• Thuận tiện khi thay đổi nội dung đăng ký: Khi thông tin đã có trên hệ thống điện tử, việc thực hiện các thay đổi sau này (như tăng vốn, đổi địa chỉ) sẽ nhanh chóng hơn.
• Minh bạch thông tin: Đối tác và khách hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin chính thống của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.

Ký kết và đóng dấu văn bản đề nghị cập nhật thông tin (ảnh minh họa)

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu Giấy đề nghị

Mẫu giấy đề nghị này được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Khi kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phần kính gửi: Ghi rõ Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Thông tin định danh: Ghi chính xác tên doanh nghiệp bằng chữ in hoa và số Giấy phép đầu tư cùng ngày cấp, nơi cấp.
• Ngành nghề kinh doanh: Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải mã hóa các ngành nghề đang hoạt động theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mã cấp 4).
• Vốn điều lệ: Ghi rõ số vốn bằng đồng Việt Nam và giá trị tương đương bằng ngoại tệ (nếu có) theo đúng Giấy phép đầu tư hiện tại.

4. Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin doanh nghiệp (Tham khảo)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu giấy đề nghị để doanh nghiệp có thể soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ:

5. Lời khuyên từ chuyên gia

Khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp nên rà soát kỹ các thông tin trên Giấy phép đầu tư cũ để đảm bảo tính thống nhất. Nếu có sự thay đổi về địa chỉ hoặc người đại diện mà chưa cập nhật, doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời thủ tục cập nhật và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác nhất theo quy định pháp luật hiện hành năm 2018.