Việc quản lý và báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc đối với bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp tư nhân. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần nắm vững cách lập Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 09/2019, các hoạt động liên quan đến phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Thông tư 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014).
• Luật Quản lý thuế 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC, các tổ chức chi trả thu nhập có đủ điều kiện về tư cách pháp nhân, mã số thuế và trang thiết bị máy tính sẽ được phép tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế.

Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là biểu mẫu báo cáo định kỳ mà doanh nghiệp phải gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mục đích của bảng kê này là để theo dõi số lượng chứng từ đã sử dụng, số tiền thuế đã khấu trừ của người lao động và đảm bảo việc sử dụng ấn chỉ thuế đúng quy định.

Tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định rõ về nghĩa vụ báo cáo như sau:

"1- Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau."

Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê theo Thông tư 37/2010/TT-BTC

Để lập bảng kê chính xác, kế toán cần thu thập đầy đủ thông tin từ các chứng từ khấu trừ đã phát hành trong quý. Các chỉ tiêu chính cần hoàn thiện bao gồm:

1. Thông tin tổ chức chi trả thu nhập

Doanh nghiệp cần điền chính xác Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ và Số điện thoại liên lạc. Đây là những thông tin cơ bản để cơ quan thuế định danh đơn vị báo cáo.

2. Chi tiết các chứng từ đã sử dụng

Trong phần nội dung bảng kê, kế toán phải liệt kê chi tiết từng chứng từ theo các cột:

• Ký hiệu chứng từ: Gồm 02 chữ cái in hoa và năm phát hành (Ví dụ: AB/2019/T).
• Số chứng từ: Ghi số thứ tự của chứng từ (tối đa 07 chữ số).
• Họ và tên người bị khấu trừ: Tên đầy đủ của cá nhân nhận thu nhập.
• Mã số thuế/CMND: Thông tin định danh của người nộp thuế.
• Số tiền thuế: Số thuế TNCN thực tế đã khấu trừ tại nguồn.

3. Tổng cộng và xác nhận

Cuối bảng kê, kế toán phải tổng cộng số tiền thuế đã cấp chứng từ bằng cả số và chữ. Đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu để chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu.

Thời hạn nộp báo cáo và những lưu ý quan trọng

Trong bối cảnh năm 2019, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Cụ thể:

• Báo cáo Quý 1: Nộp chậm nhất ngày 30/04.
• Báo cáo Quý 2: Nộp chậm nhất ngày 30/07.
• Báo cáo Quý 3: Nộp chậm nhất ngày 30/10.
• Báo cáo Quý 4: Nộp chậm nhất ngày 30/01 năm sau.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC, chứng từ phải được sử dụng theo đúng thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong năm dương lịch, tuyệt đối không được dùng bỏ cách số hoặc trùng số.

Việc không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định hiện hành. Do đó, doanh nghiệp tư nhân cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo mọi chứng từ đều được kê khai đầy đủ và đúng hạn.