Trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh chiến dịch cấp Căn cước công dân (CCCD) gắn chíp vào năm 2021, rất nhiều công dân thuộc thế hệ 8x, 9x trở về trước đang gặp phải một tình huống "dở khóc dở cười": Giấy khai sinh chỉ ghi mỗi năm sinh. Điều này dẫn đến việc cơ quan Công an từ chối tiếp nhận hồ sơ cấp CCCD vì thiếu thông tin cấu thành số định danh cá nhân. Vậy làm thế nào để bổ sung ngày, tháng sinh một cách hợp pháp và nhanh nhất?

Tại sao phải bổ sung ngày tháng sinh khi làm CCCD gắn chíp?

Theo quy định tại Luật Căn cước công dân 2014, cấu trúc số định danh cá nhân bao gồm 12 chữ số, trong đó có các mã số liên quan đến thế kỷ sinh, giới tính và đặc biệt là năm sinh. Tuy nhiên, trong phần mềm quản lý cư trú và cấp CCCD hiện nay, thông tin về ngày và tháng sinh là bắt buộc để đồng bộ dữ liệu quốc gia về dân cư.

Việc thiếu ngày, tháng sinh không chỉ gây khó khăn cho việc cấp thẻ mà còn ảnh hưởng đến các giao dịch dân sự, bảo hiểm và hộ chiếu sau này. Do đó, việc thực hiện thủ tục "Bổ sung hộ tịch" là bước đi không thể thiếu để đảm bảo quyền lợi của mỗi công dân.

Căn cứ pháp lý và định nghĩa về bổ sung hộ tịch

Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014:

"Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký."

Như vậy, trường hợp giấy khai sinh của bạn đã có thông tin về năm sinh nhưng thiếu ngày và tháng thì hoàn toàn thuộc diện được bổ sung theo quy định của pháp luật. Đây là thủ tục hành chính nhằm hoàn thiện hồ sơ cá nhân, không phải là thay đổi nội dung đã có.

Quy trình xác định ngày, tháng sinh khi không có giấy tờ chứng minh

Đây là nội dung quan trọng nhất mà người dân cần lưu ý để tránh lúng túng khi làm việc với cơ quan chức năng. Theo hướng dẫn tại Điều 18 Thông tư 04/2020/TT-BTP, việc bổ sung được thực hiện theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Ưu tiên giấy tờ gốc từ cơ sở y tế

Nếu bạn còn giữ Giấy chứng sinh hoặc có văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi bạn sinh ra, cơ quan hộ tịch sẽ căn cứ vào đó để bổ sung ngay lập tức. Đây là căn cứ có giá trị pháp lý cao nhất.

2. Sử dụng hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác

Trong trường hợp không còn Giấy chứng sinh, ngày tháng sinh sẽ được xác định dựa trên các giấy tờ cá nhân khác đã được cấp hợp lệ như: Học bạ, bằng tốt nghiệp, sổ hộ khẩu, lý lịch đảng viên, lý lịch cán bộ công chức...

• Nếu các giấy tờ này thống nhất một ngày tháng sinh: Xác định theo ngày tháng đó.
• Nếu không thống nhất: Xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.

3. Trường hợp không có bất kỳ giấy tờ nào chứng minh

Nếu bạn không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc các giấy tờ đó cũng không ghi ngày, tháng sinh, pháp luật cho phép bạn được cam đoan về ngày, tháng sinh của mình. Việc cam đoan phải đảm bảo tính trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

4. Nguyên tắc "Ngày 01 tháng 01" - Giải pháp cuối cùng

Nếu áp dụng tất cả các cách trên mà vẫn không xác định được ngày tháng sinh cụ thể, cơ quan chức năng sẽ áp dụng nguyên tắc mặc định theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP:

• Ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01 của năm sinh.
• Trường hợp xác định được tháng sinh nhưng không xác định được ngày sinh: Ngày sinh là ngày 01 của tháng đó.

Thẩm quyền giải quyết: Có cần về quê cũ không?

Đây là thắc mắc phổ biến của những người đang sinh sống và làm việc xa quê. Theo quy định tại Điều 27 Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền đăng ký bổ sung hộ tịch rất linh hoạt:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây (nơi cấp giấy khai sinh gốc).
• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cá nhân.

Như vậy, nếu bạn đang có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú tại Hà Nội, bạn hoàn toàn có thể đến UBND xã/phường nơi mình đang sinh sống để yêu cầu bổ sung ngày tháng sinh mà không nhất thiết phải quay về Nam Định. Sau khi giải quyết, cơ quan tại Hà Nội sẽ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho nơi đăng ký khai sinh trước đây để ghi vào sổ hộ tịch.

Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục

Để thủ tục diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai bổ sung hộ tịch (theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
• Bản chính Giấy khai sinh cần bổ sung thông tin.
• Các giấy tờ làm căn cứ bổ sung (Giấy chứng sinh, học bạ, bằng cấp, sổ hộ khẩu...).
• Chứng minh nhân dân hoặc thẻ CCCD cũ để đối chiếu thông tin.

Lời khuyên pháp lý: Trong giai đoạn cao điểm năm 2021, các cơ quan hành chính thường rất đông đúc do nhu cầu làm CCCD tăng cao. Bạn nên chuẩn bị sẵn các bản sao có chứng thực của các giấy tờ liên quan để đẩy nhanh quá trình tiếp nhận hồ sơ. Việc bổ sung ngày tháng sinh là quyền lợi chính đáng, giúp bạn sở hữu tấm thẻ CCCD gắn chíp hiện đại và thuận tiện cho mọi giao dịch dân sự sau này.