Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do chiến lược hoặc thay đổi thị trường, doanh nghiệp có thể cần chấm dứt hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Việc giải thể Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty cổ phần không chỉ đơn thuần là đóng cửa văn phòng mà còn là một thủ tục pháp lý bắt buộc phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.

Doanh nhân thực hiện ký quyết định giải thể văn phòng đại diện (ảnh minh họa)

1. Bản chất pháp lý của Quyết định giải thể Văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. VPĐD không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp.

Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, tại điểm l khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị (HĐQT) có quyền quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, lập địa điểm kinh doanh. Do đó, khi muốn chấm dứt hoạt động, thẩm quyền ban hành quyết định giải thể cũng thuộc về Hội đồng quản trị.

"Hội đồng quản trị có quyền quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác" - Trích Luật Doanh nghiệp 2020.

2. Hồ sơ và thủ tục giải thể Văn phòng đại diện năm 2023

Thủ tục chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Để hoàn tất quá trình này, doanh nghiệp cần thực hiện qua các bước sau:

• Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Trước khi nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khóa mã số thuế của VPĐD tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bước 2: Ban hành Quyết định: HĐQT họp và thông qua Nghị quyết, Quyết định về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
• Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPĐD đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt VPĐD.

Hồ sơ pháp lý và con dấu doanh nghiệp trong quá trình giải thể (ảnh minh họa)

3. Mẫu Quyết định giải thể Văn phòng đại diện Công ty cổ phần mới nhất

Dưới đây là mẫu quyết định được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp 2020, đảm bảo tính hợp pháp khi nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng:

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(V/v: Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện)

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ....................

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ Công ty ....................;
• Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị số ...... ngày ..../..../2023 về việc giải thể Văn phòng đại diện.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của Công ty với các nội dung sau:

1. Tên Văn phòng đại diện: ....................................................................................

2. Địa chỉ: .................................................................................................................

3. Mã số thuế/Mã số đơn vị phụ thuộc: ....................................................................

4. Lý do chấm dứt hoạt động: ...................................................................................

Điều 2: Trách nhiệm thực hiện

Công ty cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế của Văn phòng đại diện và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Điều 3: Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các bộ phận liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này.

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện giải thể

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng, việc giải thể VPĐD phải đi kèm với việc xử lý dứt điểm các nghĩa vụ với người lao động (nếu có). Mọi sai sót trong quá trình kê khai hồ sơ tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian chờ đợi.

Hy vọng mẫu Quyết định giải thể VPĐD công ty cổ phần trên đây sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về pháp luật doanh nghiệp, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn kịp thời.