Trong quan hệ lao động, nội quy lao động đóng vai trò là "bản hiến pháp" riêng của doanh nghiệp, giúp duy trì kỷ luật và trật tự sản xuất. Tuy nhiên, một câu hỏi thường gặp đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ là: Nếu chưa có tổ chức Công đoàn cơ sở thì có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không? Và hồ sơ, thủ tục thực hiện như thế nào để đúng quy định pháp luật?

Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên quy định của Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Cụ thể:

"Điều 118. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản."

Về nghĩa vụ đăng ký, Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 nêu rõ:

"Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh."

Như vậy, mốc quan trọng là 10 người lao động. Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 nhân sự trở lên, việc ban hành nội quy bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước là bắt buộc, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đó đã có Công đoàn hay chưa.

2. Thủ tục lấy ý kiến khi doanh nghiệp không có Công đoàn cơ sở

Một trong những điểm mới quan trọng của Bộ luật Lao động 2019 so với luật cũ là khái niệm "Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở". Tổ chức này bao gồm Công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp.

Tại khoản 3 Điều 118 quy định: "Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở."

Vậy nếu doanh nghiệp không có Công đoàn cơ sở thì sao?

Khác với quy định cũ (phải lấy ý kiến Công đoàn cấp trên), theo quy định hiện hành tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chưa thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì người sử dụng lao động không bắt buộc phải lấy ý kiến của Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở khi đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện việc công khai dự thảo và khuyến khích người lao động đóng góp ý kiến để đảm bảo tính dân chủ và khả thi của nội quy.

3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động chi tiết

Căn cứ Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Theo mẫu quy định.
• Nội quy lao động: Bản chính có đóng dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Văn bản góp ý: Của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Trường hợp không có tổ chức này, doanh nghiệp cần giải trình rõ trong văn bản đề nghị.
• Các văn bản khác: Các quy định của người sử dụng lao động có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

4. Trình tự và thời hạn thực hiện

Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian sau để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính:

1. Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
2. Cơ quan tiếp nhận: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội (nếu được ủy quyền).
3. Thời gian xử lý: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước sẽ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.

Lời khuyên pháp lý: Việc không đăng ký nội quy lao động khi sử dụng từ 10 lao động trở lên có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro khi xử lý kỷ luật lao động (các quyết định kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu) và bị xử phạt tiền theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cái nhìn toàn diện cho quý doanh nghiệp về thủ tục đăng ký nội quy lao động khi chưa có tổ chức Công đoàn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo nội quy chuẩn chỉnh, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn.