Người dân sử dụng thẻ Căn cước công dân gắn chip để thực hiện các giao dịch hành chính (ảnh minh họa)

Kể từ ngày 01/01/2023, cuốn sổ hộ khẩu giấy quen thuộc đã chính thức "nghỉ hưu", nhường chỗ cho phương thức quản lý dân cư hiện đại bằng công nghệ số. Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp này, không ít người dân vẫn băn khoăn: "Liệu có bắt buộc phải xin Giấy xác nhận cư trú để thay thế cho sổ hộ khẩu khi làm thủ tục hành chính hay không?". Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Giấy xác nhận cư trú có phải là "thẻ bài" bắt buộc thay thế sổ hộ khẩu?

Theo quy định tại Nghị định 104/2022/NĐ-CP, việc nộp hoặc xuất trình sổ hộ khẩu giấy đã được thay thế bằng việc khai thác thông tin cư trú trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm ưu tiên sử dụng 04 phương thức sau để xác minh thông tin của công dân:

• Tra cứu qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp Bộ, cấp tỉnh đã kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Sử dụng tài khoản định danh điện tử của công dân qua ứng dụng VNeID.
• Sử dụng thiết bị đọc mã QR hoặc chip trên thẻ Căn cước công dân gắn chip.
• Các phương thức khai thác khác theo quy định chuyên ngành.

Chỉ trong trường hợp không thể khai thác được thông tin bằng các phương thức trên, cơ quan tiếp nhận hồ sơ mới được phép yêu cầu công dân nộp bản sao hoặc xuất trình các giấy tờ chứng minh cư trú khác như: Thẻ Căn cước công dân, Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân.

Như vậy, có thể khẳng định: Giấy xác nhận cư trú KHÔNG phải là giấy tờ bắt buộc duy nhất. Đây chỉ là phương án dự phòng khi hệ thống dữ liệu chưa thể kết nối hoặc thông tin chưa được cập nhật kịp thời.

Ứng dụng VNeID giúp người dân dễ dàng tra cứu thông tin cư trú trực tuyến (ảnh minh họa)

Tại sao thực tế nhiều nơi vẫn yêu cầu Giấy xác nhận cư trú?

Dù luật đã quy định rõ, nhưng trên thực tế, nhiều người dân vẫn gặp tình trạng bị "đòi" Giấy xác nhận cư trú khi đi làm các thủ tục như đăng ký kết hôn, chuyển nhượng đất đai hay vay vốn ngân hàng. Điều này xuất phát từ một số nguyên nhân khách quan:

• Hạ tầng kỹ thuật: Một số cơ quan, đơn vị chưa được trang bị đầy đủ thiết bị quét chip hoặc chưa hoàn thiện việc kết nối liên thông dữ liệu.
• Dữ liệu chưa đồng bộ: Thông tin của một số công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia có thể còn thiếu sót hoặc chưa được cập nhật đúng với thực tế cư trú hiện tại.
• Thói quen hành chính: Một số cán bộ vẫn giữ thói quen yêu cầu giấy tờ bản cứng để lưu trữ hồ sơ cho "chắc chắn".

Thời hạn sử dụng của Giấy xác nhận cư trú là bao lâu?

Khi cần sử dụng loại giấy tờ này, người dân cần lưu ý về thời hạn hiệu lực để tránh việc phải đi xin lại nhiều lần. Căn cứ quy định tại Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA (được sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA), thời hạn của Giấy xác nhận thông tin về cư trú được quy định như sau:

"1. Công dân có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của mình xác nhận thông tin về cư trú bằng hình thức văn bản hoặc văn bản điện tử.
...
2. Giấy xác nhận thông tin về cư trú có giá trị sử dụng 01 năm kể từ ngày cấp. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân có sự thay đổi, điều chỉnh và được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị sử dụng kể từ thời điểm thay đổi."

Lưu ý: Trước đây, thời hạn này thường chỉ là 30 ngày, nhưng theo quy định mới nhất, thời hạn đã được kéo dài lên đến 01 năm, giúp giảm bớt phiền hà cho người dân.

Lời khuyên cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính

Để quá trình giải quyết công việc được thuận lợi, người dân nên chủ động thực hiện các bước sau:

1. Kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức độ 2: Đây là cách nhanh nhất để chứng minh thông tin cư trú mà không cần bất kỳ loại giấy tờ giấy nào.
2. Kiểm tra thông tin trên thẻ CCCD: Đảm bảo thẻ CCCD gắn chip của bạn hoạt động bình thường và thông tin đã được cập nhật chính xác.
3. Phản ánh khi bị gây khó dễ: Nếu cơ quan hành chính yêu cầu Giấy xác nhận cư trú một cách vô lý khi bạn đã cung cấp được CCCD gắn chip hoặc VNeID, bạn có quyền yêu cầu giải thích hoặc phản ánh lên cấp có thẩm quyền theo tinh thần của Luật Cư trú 2020.

Việc loại bỏ sổ hộ khẩu giấy là một bước tiến lớn trong cải cách hành chính. Dù còn những khó khăn bước đầu, nhưng với sự hoàn thiện của hệ thống dữ liệu, việc "xin - cho" giấy xác nhận cư trú chắc chắn sẽ sớm trở thành quá khứ.