Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một cột mốc đáng tự hào đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, đây mới chỉ là điều kiện cần. Để một Công ty TNHH Một thành viên (LLC) có thể vận hành hợp pháp, không bị cơ quan thuế hay quản lý thị trường "hỏi thăm", chủ sở hữu cần thực hiện ngay một chuỗi các thủ tục hành chính và pháp lý bắt buộc.

Dưới đây là lộ trình chi tiết 8 việc phải làm sau khi lập công ty TNHH Một thành viên, đặc biệt lưu ý cho bối cảnh năm 2023.

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia

Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng sau khi có giấy phép là thông tin đã tự động được công khai. Thực tế, căn cứ theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020:

Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật.

Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về đăng ký kinh doanh.

2. Treo biển hiệu tại trụ sở chính của công ty

Tên doanh nghiệp không chỉ để nhận diện thương hiệu mà còn là nghĩa vụ pháp lý. Theo khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Việc không treo biển hiệu có thể dẫn đến việc cơ quan thuế khóa mã số thuế do "không hoạt động tại trụ sở", gây gián đoạn nghiêm trọng đến việc xuất hóa đơn và giao dịch.

3. Đăng ký chữ ký số (USB Token) và kích hoạt khai thuế điện tử

Trong kỷ nguyên số, chữ ký số là vật bất ly thân của doanh nghiệp. Nó có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật trong môi trường điện tử. Doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép để thực hiện:

• Kê khai và nộp thuế điện tử qua mạng.
• Ký hóa đơn điện tử.
• Kê khai bảo hiểm xã hội và các thủ tục hành chính công khác.

4. Kê khai và nộp lệ phí môn bài năm 2023

Đây là nghĩa vụ tài chính đầu tiên đối với ngân sách nhà nước. Căn cứ khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên (năm 2022). Tuy nhiên, doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau năm thành lập.

Lưu ý cho năm 2023: Hạn cuối để nộp tiền lệ phí môn bài cho năm 2023 là ngày 30/01/2023. Mức nộp tùy thuộc vào vốn điều lệ ghi trên giấy phép (thường là 2 triệu đồng nếu vốn dưới 10 tỷ và 3 triệu đồng nếu vốn trên 10 tỷ).

5. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản

Để thực hiện các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt (bắt buộc đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng để được khấu trừ thuế) và nộp thuế điện tử, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty. Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ ngày 01/7/2022, 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp mới thành lập cần:

• Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Gửi Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
• Chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.

7. Góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày

Đây là nghĩa vụ quan trọng nhất của chủ sở hữu công ty TNHH Một thành viên. Theo khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu không góp đủ vốn đúng hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ trong vòng 30 ngày tiếp theo để tránh bị xử phạt hành chính với mức phạt rất cao.

8. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và khai trình lao động

Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp cần bổ nhiệm kế toán (hoặc thuê dịch vụ kế toán) để thiết lập hệ thống sổ sách theo chế độ kế toán phù hợp (Thông tư 133 hoặc Thông tư 200). Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện khai trình sử dụng lao động và đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên nếu có ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên.

Lời khuyên pháp lý: Việc tuân thủ đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng nền tảng uy tín vững chắc với đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.