Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam vào đầu năm 2020, việc quản lý và giám sát các hoạt động kinh doanh trực tuyến ngày càng trở nên chặt chẽ. Đối với các công ty cổ phần đang vận hành website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (như sàn giao dịch TMĐT, website đấu giá trực tuyến...), việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố khẳng định uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý nhà nước.

Quy định về nghĩa vụ báo cáo hoạt động website TMĐT năm 2020

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, các thương nhân, tổ chức thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử có trách nhiệm báo cáo Bộ Công Thương về tình hình hoạt động của mình. Đặc biệt, kể từ ngày 05/02/2020, khi Thông tư 42/2019/TT-BCT chính thức có hiệu lực, chế độ báo cáo định kỳ đã có những thay đổi quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch.

Cụ thể, các doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo trực tuyến thông qua tài khoản đã được cấp tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần (thường là Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám đốc) không thể trực tiếp thực hiện các thao tác kỹ thuật hoặc nộp hồ sơ. Lúc này, việc lập Giấy ủy quyền cho cán bộ phụ trách là thủ tục bắt buộc để hợp thức hóa quy trình.

Việc lập Giấy ủy quyền giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong thực hiện thủ tục hành chính (ảnh minh họa)

Tại sao cần Giấy ủy quyền báo cáo hoạt động website TMĐT?

Việc ủy quyền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công ty cổ phần:

• Tính chuyên môn hóa: Cho phép nhân sự am hiểu về kỹ thuật và số liệu TMĐT trực tiếp làm việc với hệ thống của Bộ Công Thương.
• Đảm bảo tiến độ: Tránh việc chậm trễ báo cáo do người đại diện pháp luật bận công tác, từ đó hạn chế rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về TMĐT.
• Tính pháp lý: Giấy ủy quyền là căn cứ để cơ quan chức năng xác định tư cách của người thực hiện thủ tục, đảm bảo các thông tin báo cáo có giá trị pháp lý thay mặt cho doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền chuẩn pháp lý năm 2020

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế dựa trên các quy định của Thông tư 47/2014/TT-BCT và thực tiễn giao dịch hành chính tại Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2020/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục báo cáo hoạt động website dịch vụ thương mại điện tử)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .....................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ........................................................... Giới tính: .................................
Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..........................................
Chức vụ (nếu là nhân viên công ty): ......................................................................
Hộ khẩu thường trú: ...............................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau:
- Truy cập và sử dụng tài khoản quản lý tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT (online.gov.vn).
- Soạn thảo, kê khai và gửi báo cáo tình hình hoạt động TMĐT định kỳ năm của website: ................. (tên miền: .................).
- Giải trình, bổ sung thông tin theo yêu cầu của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương.

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các văn bản, tài liệu cần thiết và nhận các thông báo từ cơ quan quản lý liên quan đến nội dung ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký đến khi hoàn thành nghĩa vụ báo cáo năm 2020 hoặc khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng

Để Giấy ủy quyền có giá trị cao nhất khi làm việc với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
2. Đóng dấu giáp lai: Nếu Giấy ủy quyền có từ 02 trang trở lên, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai của công ty.
3. Thời hạn báo cáo: Theo quy định tại Thông tư 47/2014/TT-BCT, thời hạn báo cáo thường niên là trước ngày 15 tháng 01 hàng năm. Do đó, Giấy ủy quyền nên được lập sớm để nhân sự chủ động thực hiện.

Việc tuân thủ đúng quy trình ủy quyền và báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị công ty cổ phần thời đại 4.0.