Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH, việc quản lý hóa đơn là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không ít trường hợp sơ suất dẫn đến việc mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT. Việc nắm vững quy trình xử lý và mẫu biên bản mất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật năm 2020 là điều cần thiết để tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo việc kê khai thuế diễn ra thuận lợi.

Kế toán cần thực hiện đúng quy trình khi phát hiện mất hóa đơn (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về quản lý hóa đơn năm 2020

Tại thời điểm năm 2020, các quy định về hóa đơn và xử phạt vi phạm hành chính liên quan được áp dụng theo các văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Nghị định 49/2016/NĐ-CP: Sửa đổi quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

Quy trình xử lý khi mất hóa đơn GTGT (Liên 2)

Khi làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2), doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các bước sau theo quy định tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

1. Lập biên bản mất hóa đơn

Bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản cần nêu rõ thông tin về hóa đơn bị mất (số, ký hiệu, ngày lập), lý do mất và cam kết của hai bên. Đặc biệt, phải ghi rõ bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn này vào kỳ nào.

2. Sao y bản chính hóa đơn

Người bán phải cung cấp bản sao liên 1 của hóa đơn bị mất, có đóng dấu xác nhận và chữ ký của người đại diện pháp luật. Bản sao này cùng với biên bản mất hóa đơn sẽ là căn cứ hợp lệ để bên mua hạch toán và khấu trừ thuế.

3. Thông báo với cơ quan thuế

Trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn, doanh nghiệp phải nộp báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu BC21/AC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu biên bản mất hóa đơn cần được ký đóng dấu đầy đủ bởi hai bên (ảnh minh họa)

Mức xử phạt vi phạm về mất hóa đơn

Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2) dao động từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ. Tuy nhiên, nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc chứng minh được việc mất do thiên tai, hỏa hoạn thì mức phạt có thể được xem xét giảm nhẹ hoặc miễn phạt.

Mẫu Biên bản mất hóa đơn tham khảo

Dưới đây là nội dung cơ bản cần có trong biên bản:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN MẤT HÓA ĐƠN

- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010;
- Căn cot Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014;

Hôm nay, ngày .../.../..., chúng tôi gồm:
BÊN BÁN: [Tên Công ty]
Địa chỉ: ...
MST: ...

BÊN MUA: [Tên Công ty]
Địa chỉ: ...
MST: ...

Nội dung: Xác nhận việc mất hóa đơn số ..., ký hiệu ..., ngày lập ...
Lý do: ...
Bên bán xác nhận đã kê khai thuế vào tháng/quý ...

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN             ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, đóng dấu)               (Ký, đóng dấu)

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách mà còn tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có với cơ quan thuế.