Trong bối cảnh chính sách giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) xuống 8% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP vừa chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2023, không ít kế toán doanh nghiệp gặp phải tình trạng lúng túng, dẫn đến việc xuất sai thuế suất trên hóa đơn đầu ra. Việc xác định sai đối tượng được giảm thuế hoặc áp dụng nhầm mức thuế suất 10% thay vì 8% (và ngược lại) không chỉ gây rắc rối trong việc đối soát mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

1. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất VAT theo Nghị định 123

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà kế toán thực hiện các bước sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Nếu phát hiện sai sót về thuế suất khi hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế nhưng bạn chưa gửi cho khách hàng, quy trình xử lý khá đơn giản:

• Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy.
• Bước 3: Gửi hóa đơn mới chính xác cho người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi hóa đơn sai thuế suất đã đến tay khách hàng, doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức xử lý:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Hình thức này thường được áp dụng khi các bên muốn giữ lại số hóa đơn cũ và chỉ điều chỉnh phần sai sót. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận trước đó).
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Tại dòng thuế suất: Ghi thuế suất đúng cần điều chỉnh (tăng hoặc giảm).

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn này phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Sau đó, người bán ký số và gửi lại cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu thuộc trường hợp dùng hóa đơn có mã).

"Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu."

2. Lưu ý đặc biệt khi xuất sai thuế suất 8% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP

Tại thời điểm tháng 7/2023, việc áp dụng thuế suất 8% đang là vấn đề nóng. Khoản 5 Điều 1 Nghị định 44/2023/NĐ-CP đã hướng dẫn rõ cách xử lý khi xuất sai mức thuế được giảm:

• Nếu cơ sở kinh doanh đã lập hóa đơn với thuế suất 10% (chưa giảm): Hai bên phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để áp dụng mức thuế 8%.
• Nếu người mua phát hiện sai sót: Có quyền yêu cầu người bán điều chỉnh hóa đơn để đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế và chi phí hợp lý.

3. Xuất sai thuế suất VAT có bị phạt không?

Nhiều doanh nghiệp lo lắng về việc bị phạt tiền khi lỡ tay xuất sai thuế suất. Thực tế, pháp luật không có chế tài phạt trực tiếp cho hành vi "ghi sai thuế suất". Tuy nhiên, hậu quả của việc này thường dẫn đến khai sai hồ sơ thuế, và đây mới là căn cứ để xử phạt.

Xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt có thể áp dụng bao gồm:

• Hành vi khai sai không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo quy định tại Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp: Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Hành vi trốn thuế: Nếu doanh nghiệp cố tình xuất sai thuế suất để giảm số thuế phải nộp và bị cơ quan thuế phát hiện, mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, theo khoản 5 Điều 12 Thông tư 219/2013/TT-BTC, nếu hóa đơn không ghi tách riêng giá chưa thuế và thuế GTGT thì thuế sẽ được tính trên tổng giá thanh toán, điều này thường gây thiệt hại cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có trong giai đoạn chuyển đổi thuế suất này, doanh nghiệp cần:

1. Rà soát kỹ danh mục hàng hóa, dịch vụ đối chiếu với các phụ lục tại Nghị định 44/2023/NĐ-CP để xác định đúng đối tượng được giảm thuế.
2. Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử theo đúng cấu hình thuế suất mới.
3. Khi phát hiện sai sót, cần chủ động lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thông báo với cơ quan thuế ngay lập tức để được hưởng tình tiết giảm nhẹ hoặc miễn phạt nếu chưa đến hạn quyết toán.

Việc nắm vững quy trình xử lý hóa đơn đầu ra sai thuế suất VAT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn bảo vệ uy tín với khách hàng và đối tác trong các giao dịch kinh tế.