Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế tất yếu của thời đại số mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đặc biệt, với sự ra đời của Thông tư 68/2019/TT-BTC vào tháng 9/2019 vừa qua, lộ trình này đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần nắm vững 3 mốc thời gian "vàng" sau đây để đảm bảo tính tuân thủ và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

1. Giai đoạn ưu tiên: Từ nay đến hết ngày 31/12/2019

Theo tinh thần của Nghị quyết 01/NQ-CP năm 2019, Chính phủ đã đặt mục tiêu rất quyết liệt: "Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn".

Mặc dù đây chưa phải là thời hạn bắt buộc trên toàn quốc, nhưng đối với các doanh nghiệp tại các đô thị lớn, cơ quan thuế đang tích cực thông báo và khuyến khích chuyển đổi sớm. Việc hoàn thành áp dụng trong năm 2019 giúp doanh nghiệp đi tiên phong, giảm bớt áp lực hạ tầng khi đến hạn chót và tận dụng được các chính sách hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ.

2. Giai đoạn chuyển tiếp: Từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020

Đây là khoảng thời gian 02 năm cực kỳ quan trọng được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP để các tổ chức kinh doanh thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần lưu ý hai kịch bản:

• Trường hợp đã đủ điều kiện: Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực, cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay.
• Trường hợp chưa đủ điều kiện: Nếu chưa thể chuyển đổi ngay, doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy (tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế) nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119 cùng với tờ khai thuế GTGT.

3. Thời hạn bắt buộc: Từ ngày 01/11/2020

Đây là "vạch đích" cuối cùng. Kể từ ngày 01/11/2020, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh. Quy định này được tái khẳng định tại khoản 2 Điều 27 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

"Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này."

Sau thời điểm này, các loại hóa đơn giấy cũ sẽ không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp nếu không kịp thời chuyển đổi sẽ đối mặt với rủi ro pháp lý và gián đoạn trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong bối cảnh hiện tại (tháng 10/2019)

Với việc Thông tư 68/2019/TT-BTC vừa có hiệu lực, các tiêu chuẩn về định dạng dữ liệu, phương thức truyền nhận đã được chuẩn hóa. Doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín để triển khai sớm, tránh tình trạng "nước đến chân mới nhảy" vào cuối năm 2020.