Trong hoạt động kế toán và giao dịch thương mại, việc lập hóa đơn điện tử đôi khi gặp phải những vướng mắc về hình thức hiển thị, đặc biệt là vấn đề chữ viết và các ký hiệu số. Nhiều kế toán viên thắc mắc liệu việc viết tiếng Việt không dấu có làm hóa đơn bị vô hiệu hay không? Hãy cùng tìm hiểu các quy định khắt khe nhưng cũng đầy linh hoạt tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Hóa đơn không dấu: Được phép nhưng phải đảm bảo "không gây hiểu lầm"

Theo quy định hiện hành, ưu tiên hàng đầu của hóa đơn là tính minh bạch và chính xác. Việc sử dụng tiếng Việt không dấu là một giải pháp kỹ thuật được pháp luật thừa nhận trong một số trường hợp nhất định, nhưng đi kèm với điều kiện nghiêm ngặt.

Cụ thể, tại điểm a khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:

"Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn."

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể viết không dấu nếu hệ thống phần mềm hoặc đặc thù giao dịch yêu cầu, miễn là nội dung đó vẫn truyền tải đúng bản chất của hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, nếu người mua là doanh nghiệp nước ngoài không có tên tiếng Việt, bạn được phép ghi tên và địa chỉ theo tiếng Anh để đảm bảo tính quốc tế.

2. Quy tắc dấu chấm, dấu phẩy: Đừng để nhầm lẫn con số

Không chỉ chữ viết, cách hiển thị con số cũng là yếu tố then chốt. điểm b khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép người bán lựa chọn một trong hai cách phân cách số:

• Cách 1: Dùng dấu chấm (.) sau hàng nghìn, triệu... và dấu phẩy (,) sau hàng đơn vị để ghi số thập phân.
• Cách 2: Dùng dấu phẩy (,) sau hàng nghìn, triệu... và dấu chấm (.) sau hàng đơn vị (theo chuẩn quốc tế).

Sự linh hoạt này giúp các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài dễ dàng thích nghi mà không vi phạm quy định của Việt Nam.

3. Đơn vị tiền tệ và cách ghi ngoại tệ chuẩn xác

Đồng tiền mặc định trên hóa đơn là Đồng Việt Nam (ký hiệu là “đ”). Tuy nhiên, với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ và đơn vị tiền tệ tương ứng (ví dụ: USD, EUR).
• Bắt buộc phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ so với Đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Nếu được phép nộp thuế bằng ngoại tệ, doanh nghiệp không cần quy đổi ra Đồng Việt Nam trên hóa đơn.

Việc nắm vững các quy tắc về hiển thị trên hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trong mắt đối tác và cơ quan thuế.