Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Tuy nhiên, nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn đang áp dụng những quy định cũ đã hết hiệu lực, dẫn đến những sai sót đáng tiếc trong quản lý chứng từ.

Nguyên tắc "Bán hàng là phải có hóa đơn" - Dấu chấm hết cho ngưỡng 200.000 đồng

Trước đây, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép không lập hóa đơn cho các giao dịch có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng (trừ khi khách hàng yêu cầu). Thế nhưng, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã chính thức bị bãi bỏ.

Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)...”

Như vậy, dù giá trị đơn hàng chỉ là 1.000 đồng hay 10.000 đồng, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng. Việc không lập hóa đơn cho từng lần bán hàng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với án phạt nặng về hành vi trốn thuế hoặc vi phạm quy định về hóa đơn.

Trường hợp duy nhất không phải lập hóa đơn khi bán hàng

Dựa trên quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ có một trường hợp duy nhất doanh nghiệp không phải lập hóa đơn, đó là: Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

Cần lưu ý phân biệt rõ giữa "luân chuyển nội bộ" và "tiêu dùng nội bộ":

• Luân chuyển nội bộ: Xuất kho nguyên vật liệu từ kho này sang kho khác hoặc đưa vào dây chuyền sản xuất để tạo ra thành phẩm. Trường hợp này không cần lập hóa đơn.
• Tiêu dùng nội bộ: Doanh nghiệp xuất hàng hóa để phục vụ nhu cầu của bộ máy văn phòng, công nhân viên (ví dụ: xuất máy tính cho nhân viên dùng, xuất nước uống cho văn phòng...). Trường hợp này vẫn phải lập hóa đơn nhưng không phải nộp thuế GTGT (nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh).

Rủi ro pháp lý khi "quên" xuất hóa đơn

Việc không tuân thủ quy định về thời điểm và nghĩa vụ lập hóa đơn có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể lên đến 20 triệu đồng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế với số lượng lớn.

Để đảm bảo an toàn pháp lý, các doanh nghiệp (bao gồm cả công ty hợp danh) cần rà soát lại quy trình bán hàng, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.