Trong hoạt động của doanh nghiệp, con dấu không chỉ là công cụ khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà còn là biểu tượng cho uy tín và thương hiệu. Đối với loại hình Công ty TNHH một thành viên, việc quyết định hình thức và nội dung con dấu thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu. Tuy nhiên, để con dấu có hiệu lực sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nhân thực hiện ký kết và chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và bối cảnh thay đổi quy định năm 2018

Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, các quy định về con dấu doanh nghiệp được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, sửa đổi nhiều quy định về hồ sơ và thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thông báo mẫu con dấu?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên (thường là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc) sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, do khối lượng công việc điều hành lớn, người đại diện thường ủy quyền cho nhân viên cấp dưới hoặc các đơn vị dịch vụ pháp lý thực hiện thay.

Thủ tục thông báo mẫu con dấu là bước quan trọng để doanh nghiệp đi vào hoạt động chính thức (ảnh minh họa)

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Giấy ủy quyền) để làm căn cứ pháp lý cho người được ủy quyền làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh. Theo khoản 11 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sửa đổi Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP), văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin định danh và phạm vi công việc.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, phù hợp với thực tiễn áp dụng tại các Phòng Đăng ký kinh doanh trên cả nước năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------***----------

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2018/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP):

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

Số CMND/Thẻ căn cước: ……………… cấp ngày …………… tại ……………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Số Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu của Công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố …………….

2. Bên được ủy quyền có quyền ký các giấy tờ, hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh; nhận kết quả (Xác nhận về việc đăng tải thông báo mẫu con dấu) và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.

3. Trong quá trình thực hiện, Bên được ủy quyền có trách nhiệm tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các chỉ đạo của Bên ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc nêu trên hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi sử dụng mẫu Giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để tránh bị trả hồ sơ:

• Thông tin định danh: Phải khớp hoàn toàn với Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người được ủy quyền.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải mang theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) để đối chiếu.
• Thời điểm nộp: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Số lượng con dấu: Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với nội dung và hình thức giống nhau. Nếu phát sinh thêm con dấu mới, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo này.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền và hồ sơ thông báo mẫu con dấu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục pháp lý để tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong bối cảnh kinh tế năm 2018 đang có nhiều chuyển biến tích cực.