1. Khi nào công ty cổ phần cần thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin?

Trong quá trình hoạt động, không hiếm trường hợp thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia có sự sai sót so với hồ sơ gốc. Việc hiệu đính thông tin là thủ tục hành chính nhằm điều chỉnh các sai sót này để đảm bảo tính thống nhất và pháp lý của dữ liệu doanh nghiệp. Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hai trường hợp chính cần thực hiện hiệu đính:

1.1. Hiệu đính thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 39 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện hiệu đính khi:

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

1.2. Hiệu đính thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 40 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc hiệu đính được thực hiện khi thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của các loại giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư... do quá trình chuyển đổi dữ liệu.

2. Quy định về việc ủy quyền thực hiện thủ tục hiệu đính

Do tính chất công việc bận rộn, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần thường ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Việc ủy quyền này phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải thể hiện rõ phạm vi công việc và thông tin của các bên liên quan. Việc sử dụng nhân viên nội bộ đi thực hiện thủ tục là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và chủ động trong việc giải trình hồ sơ.

3. Mẫu Giấy ủy quyền hiệu đính thông tin trong công ty cổ phần

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để nộp kèm hồ sơ hiệu đính tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-2022
(Về việc thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

• Tên doanh nghiệp: ................................................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ................................. do ........................ cấp ngày .................
• Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ........................................... Chức vụ: .....................
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ........................ cấp ngày ................. tại .....................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

• Họ và tên: ........................................................... Giới tính: ...............................
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ........................ cấp ngày ................. tại .....................
• Hộ khẩu thường trú: ................................................................................................
• Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B thay mặt Bên A thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .........................:

• Nộp hồ sơ hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp cho Công ty .........................;
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có);
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được hiệu đính hoặc các văn bản liên quan khác.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền ký kết các văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện các hành vi pháp lý phù hợp với quy định của pháp luật để hoàn thành công việc được giao.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Bên B hoàn thành xong các công việc nêu trên hoặc cho đến khi Bên A có văn bản hủy bỏ việc ủy quyền.

4. Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng giấy ủy quyền

Để hồ sơ hiệu đính được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ, số định danh cá nhân của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với bản sao giấy tờ pháp lý kèm theo.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ là "Hiệu đính thông tin" để tránh nhầm lẫn với các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh khác.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải mang theo bản sao có chứng thực Giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) và bản gốc Giấy ủy quyền này.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp quy trình làm việc với cơ quan nhà nước trở nên chuyên nghiệp mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trước các sai sót thông tin không đáng có.