Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, có nhiều tình huống phát sinh khiến doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thu hồi chứng thư số. Việc nắm vững quy định pháp lý và mẫu Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số là vô cùng cần thiết để đảm bảo an toàn giao dịch và tuân thủ đúng quy định.

Căn cứ pháp lý về việc thu hồi chứng thư số năm 2020

Tại thời điểm năm 2020, hoạt động chứng thực chữ ký số được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Đây là văn bản pháp lý quan trọng thay thế các quy định cũ, tạo hành lang pháp lý minh bạch cho việc cấp, quản lý và thu hồi chứng thư số.

Cụ thể, quy định về việc thu hồi chứng thư số được nêu rõ tại Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó, chứng thư số sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau:

• Khi thuê bao (doanh nghiệp) có yêu cầu thu hồi chứng thư số và yêu cầu này đã được xác minh là chính xác.
• Khi thuê bao là cá nhân đã chết, bị tòa án tuyên bố mất tích hoặc thuê bao là tổ chức giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật.
• Khi có căn cứ khẳng định thuê bao vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng khóa bí mật và chứng thư số.
• Theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc thu hồi chứng thư số thường diễn ra khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, mất thiết bị lưu trữ khóa bí mật (USB Token) hoặc doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh/giải thể. Để thủ tục diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu đơn với đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin định danh doanh nghiệp

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật hiện tại.

2. Thông tin về chứng thư số cần thu hồi

Đây là phần quan trọng nhất, doanh nghiệp cần cung cấp số seri của chứng thư số, ngày cấp và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA). Những thông tin này thường có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm quản lý chữ ký số hoặc hợp đồng dịch vụ.

3. Lý do thu hồi

Doanh nghiệp cần nêu rõ lý do cụ thể (ví dụ: thay đổi nhân sự, mất Token, hoặc không còn nhu cầu sử dụng) để đơn vị cung cấp dịch vụ có căn cứ xử lý nhanh chóng.

Trích dẫn Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
"1. Chứng thư số bị thu hồi trong các trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao có yêu cầu thu hồi chứng thư số và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số xác minh là chính xác..."

Mẫu Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số chuẩn năm 2020

Dưới đây là mẫu văn bản chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THU HỒI CHỨNG THƯ SỐ

Kính gửi: (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số - ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA...)

(Tên doanh nghiệp): ....................................................................................................

Đề nghị Quý đơn vị thực hiện thu hồi chứng thư số với các thông tin chi tiết như sau:

1. Thông tin chủ thuê bao:

• Mã số doanh nghiệp: ..................................... cấp ngày: ................. tại: .................
• Địa chỉ trụ sở: ............................................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ........................................ Chức vụ: ...........................
• Số CMND/CCCD: ..................................... cấp ngày: ................. tại: .................

2. Thông tin chứng thư số đề nghị thu hồi:

• Số Seri (Mã số): ........................................................................................................
• Ngày cấp: ............................................. Ngày hết hạn: ............................................
• Lý do đề nghị thu hồi: ................................................................................................

Chúng tôi cam kết các thông tin nêu trên là hoàn toàn trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi phát sinh liên quan đến việc thu hồi chứng thư số này.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Sau khi gửi Giấy đề nghị thu hồi, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi phản hồi từ nhà cung cấp dịch vụ. Theo quy định, ngay sau khi có căn cứ thu hồi, tổ chức cung cấp dịch vụ phải tạm dừng và thực hiện thu hồi chứng thư số, đồng thời thông báo cho thuê bao. Việc chậm trễ trong khâu thu hồi khi đã mất Token có thể dẫn đến rủi ro bị giả mạo chữ ký trong các giao dịch tài chính hoặc kê khai thuế, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.