Trong quá trình giải quyết các tranh chấp đất đai hoặc thực hiện các giao dịch dân sự, việc thu thập hồ sơ, chứng cứ là bước then chốt. Tuy nhiên, không ít trường hợp người dân gặp phải tình trạng cơ quan nhà nước chậm trễ hoặc thậm chí là 'im lặng' trước các yêu cầu cung cấp thông tin. Vậy dưới góc độ pháp lý tại thời điểm năm 2020, hành vi này được điều chỉnh như thế nào và người dân cần làm gì?

Quyền yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ của đương sự

Theo quy định tại khoản 1 Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, đương sự có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

“1. Đương sự có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ. Khi yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ, đương sự phải làm văn bản yêu cầu ghi rõ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp; lý do cung cấp; họ, tên, địa chỉ của cá nhân, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng cứ cho đương sự trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu; trường hợp không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người có yêu cầu.”

Như vậy, pháp luật đã ấn định thời hạn rõ ràng là 15 ngày để cơ quan quản lý phải phản hồi. Việc im lặng quá thời hạn này mà không có văn bản trả lời nêu rõ lý do là một hành vi vi phạm nghĩa vụ hành chính.

Trách nhiệm của Nhà nước trong việc công khai thông tin đất đai

Đất đai là tài sản đặc biệt thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu. Do đó, việc tiếp cận thông tin đất đai là quyền cơ bản của người sử dụng đất. khoản 4 Điều 28 Luật Đất đai 2013 đã khẳng định rõ trách nhiệm này:

“4. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền trong quản lý, sử dụng đất đai có trách nhiệm tạo điều kiện, cung cấp thông tin về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.”

Điều này đồng nghĩa với việc các cơ quan như Văn phòng đăng ký đất đai không được phép gây khó khăn, phiền hà hoặc từ chối cung cấp thông tin nếu yêu cầu đó là chính đáng và đúng trình tự thủ tục.

Cơ quan nào có thẩm quyền cung cấp dữ liệu đất đai?

Để yêu cầu đúng nơi, đúng chỗ, người dân cần nắm rõ quy định tại Điều 15 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT. Theo đó:

• Văn phòng đăng ký đất đai: Là cơ quan đầu mối tại địa phương có chức năng cung cấp dữ liệu đất đai từ hệ thống thông tin địa chính.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Trong trường hợp địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, UBND cấp xã có trách nhiệm cung cấp thông tin từ hồ sơ địa chính đang quản lý theo phân cấp.

Hành động pháp lý khi cơ quan nhà nước im lặng

Nếu bạn đã gửi văn bản yêu cầu đúng quy định nhưng quá thời hạn 15 ngày mà vẫn không nhận được phản hồi, hoặc bị từ chối vô căn cứ, bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Khiếu nại hành chính: Gửi đơn khiếu nại đến người đứng đầu cơ quan đó (ví dụ: Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai) về hành vi không thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
2. Khởi kiện vụ án hành chính: Nếu việc khiếu nại không đạt kết quả, bạn có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu buộc cơ quan đó phải thực hiện hành vi hành chính (cung cấp thông tin).
3. Yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ: Trong trường hợp đang có vụ án tranh chấp đất đai tại Tòa, bạn có thể làm đơn yêu cầu Tòa án ra quyết định yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp tài liệu nếu bạn đã tự mình thu thập nhưng không được.

Lời khuyên từ chuyên gia: Khi làm việc với cơ quan nhà nước, hãy luôn yêu cầu có biên nhận hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu điện có bảo đảm để làm bằng chứng về thời điểm gửi yêu cầu. Đây sẽ là căn cứ quan trọng nhất nếu phát sinh khiếu nại sau này.