Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, không hiếm trường hợp người lao động vì nhu cầu công việc hoặc mong muốn tăng thu nhập đã lựa chọn không nghỉ hết số ngày phép năm. Để hỗ trợ nhân viên, nhiều công ty đã chủ động đưa ra phương án "mua lại" những ngày phép này bằng cách thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực, các quy định về nghỉ phép năm đã có những thay đổi đáng chú ý, khiến không ít bộ phận nhân sự và kế toán băn khoăn về tính pháp lý cũng như cách hạch toán chi phí này.

Quy định về thanh toán tiền nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động 2019

Trước hết, cần khẳng định rằng quyền nghỉ phép năm là một trong những quyền lợi cơ bản của người lao động nhằm tái tạo sức lao động. Theo quy định tại khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép chỉ bắt buộc trong một số trường hợp nhất định:

"3. Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ."

Như vậy, đối với những người lao động vẫn đang làm việc bình thường, pháp luật hiện hành không còn quy định bắt buộc người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ vào cuối năm như các quy định trước đây. Điều này nhằm khuyến khích người lao động thực hiện quyền nghỉ ngơi của mình.

Quyền tự do thỏa thuận và nguyên tắc có lợi cho người lao động

Mặc dù luật không bắt buộc, nhưng liệu doanh nghiệp và người lao động có được phép tự nguyện thỏa thuận thanh toán tiền phép năm hay không? Câu trả lời nằm ở nguyên tắc cơ bản của quan hệ lao động được quy định tại khoản 1 Điều 4 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, Nhà nước luôn khuyến khích những thỏa thuận bảo đảm cho người lao động có điều kiện thuận lợi hơn so với quy định của pháp luật.

Việc doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép năm (ngoài trường hợp thôi việc, mất việc) được coi là một chế độ đãi ngộ tốt hơn, giúp cải thiện thu nhập cho nhân viên. Do đó, nếu công ty bạn lập thỏa ước lao động tập thể hoặc ghi nhận trong quy chế tài chính về việc thanh toán này thì hoàn toàn không trái với quy định của pháp luật. Đây là sự cụ thể hóa quyền tự do thỏa thuận giữa các bên trong quan hệ lao động.

Điều kiện để khoản chi trả tiền phép năm được tính là chi phí hợp lý

Dưới góc độ kế toán và thuế, để khoản tiền thanh toán cho những ngày chưa nghỉ phép được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, tại khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản tiền lương, tiền thưởng không được trừ bao gồm:

"Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty."

Như vậy, để bảo vệ chi phí này trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi nhận rõ ràng: Khoản thanh toán tiền phép năm phải được quy định cụ thể về đối tượng, điều kiện hưởng và mức hưởng trong ít nhất một trong các văn bản nêu trên (Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính).
• Chứng từ đầy đủ: Cần có bảng kê chi tiết số ngày phép chưa nghỉ của từng nhân viên, quyết định phê duyệt thanh toán và chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).

Lời khuyên cho doanh nghiệp và người lao động

Việc thỏa thuận thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép là một giải pháp "vẹn cả đôi đường" nếu được thực hiện đúng cách. Doanh nghiệp có thể duy trì được tiến độ công việc trong những giai đoạn cao điểm, còn người lao động có thêm một khoản tích lũy vào cuối năm. Tuy nhiên, các bên cần lưu ý rằng việc nghỉ ngơi vẫn là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động lâu dài.

Tóm lại, nếu công ty bạn đã đưa nội dung này vào Thỏa ước lao động tập thể với các điều khoản chi tiết, khoản chi này không chỉ hợp pháp mà còn là chi phí hợp lệ được trừ khi tính thuế TNDN. Đây là một chính sách nhân sự thông minh, vừa tuân thủ pháp luật vừa gia tăng sự gắn kết của đội ngũ nhân viên.