Trong bối cảnh cả hệ thống chính trị đang quyết liệt thực hiện sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy theo tinh thần Nghị quyết của Trung ương, vấn đề bảo đảm an toàn cho "kho tàng tri thức" của các cơ quan - chính là hồ sơ, tài liệu lưu trữ - đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Mới đây, Bộ Nội vụ đã phát đi thông điệp mạnh mẽ nhằm ngăn chặn tình trạng thất thoát, tiêu hủy tài liệu trái quy định trong giai đoạn chuyển giao nhạy cảm này.

Mệnh lệnh cấp bách từ Công văn 414/BNV-VTLTNN

Tại Công văn 414/BNV-VTLTNN, Bộ Nội vụ đã yêu cầu Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về việc quản lý tài liệu lưu trữ. Đây không chỉ là nhiệm vụ hành chính thuần túy mà còn là yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước và lịch sử hoạt động của các cơ quan trong diện sắp xếp.

Theo đó, một trong những nguyên tắc cốt lõi là việc quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được thực hiện tập trung, thống nhất. Đặc biệt, khi một cơ quan kết thúc hoạt động để hợp nhất hoặc sáp nhập, phông lưu trữ của cơ quan đó phải được đóng lại ngay lập tức. Kể từ thời điểm có quyết định hợp nhất, cơ quan cũ tuyệt đối không được ban hành thêm bất kỳ văn bản hành chính nào dưới danh nghĩa cũ.

Nghiêm cấm hành vi chiếm giữ, hủy hoại tài liệu trái phép

Thực tế cho thấy, trong các đợt sắp xếp bộ máy trước đây, đã có những trường hợp tài liệu bị thất lạc hoặc bị tiêu hủy tùy tiện do thiếu sự giám sát chặt chẽ. Để ngăn chặn kẽ hở này, Bộ Nội vụ nhấn mạnh:

"Nghiêm cấm hành vi chiếm giữ, chuyển giao hoặc hủy tài liệu trái phép trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Mọi tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được bảo vệ an toàn tuyệt đối, không để xảy ra tình trạng hư hỏng hay thất lạc."

Việc tuân thủ các quy định tại Luật Lưu trữ 2024 là yêu cầu bắt buộc. Các cơ quan phải thực hiện nghiêm túc việc bàn giao tài liệu cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan quản lý mới theo đúng thẩm quyền.

Bảo mật thông tin và chữ ký số trong giai đoạn chuyển giao

Không chỉ dừng lại ở tài liệu giấy, việc quản lý dữ liệu số và các công cụ pháp lý như con dấu, chữ ký số cũng được đặt dưới sự giám sát nghiêm ngặt. Bộ Nội vụ yêu cầu các đơn vị phải thực hiện đúng quy định về bảo mật và an toàn thông tin theo quy định của pháp luật hiện hành.

Việc sử dụng con dấu và chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lợi dụng kẽ hở trong lúc giao thời để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật hoặc làm lộ lọt bí mật nhà nước. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với người đứng đầu các cơ quan để tiếp nhận, bảo quản và thực hiện bàn giao tài liệu cho tổ chức mới sau khi hoàn thành sắp xếp.

Có thể thấy, việc bảo vệ tài liệu lưu trữ chính là bảo vệ nền tảng pháp lý và lịch sử của bộ máy hành chính. Sự quyết liệt của Bộ Nội vụ tại Công văn 414/BNV-VTLTNN sẽ góp phần đảm bảo cho quá trình tinh gọn bộ máy diễn ra minh bạch, an toàn và đúng pháp luật.