1. Khái niệm đại diện theo ủy quyền phần vốn góp trong doanh nghiệp

Tại thời điểm đầu năm 2019, chế định đại diện theo ủy quyền được điều chỉnh bởi các quy định nền tảng của pháp luật dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân hoặc pháp nhân hoàn toàn có quyền ủy quyền cho chủ thể khác để xác lập và thực hiện các giao dịch dân sự.

Điều 138. Đại diện theo ủy quyền

1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

Trong lĩnh vực doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức được hiểu là cá nhân được tổ chức đó ủy quyền bằng văn bản để nhân danh mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại công ty cổ phần. Đây là một cơ chế giúp các tổ chức (như quỹ đầu tư, tổng công ty) có thể tham gia vào hoạt động quản trị của công ty mà họ góp vốn một cách hiệu quả thông qua các chuyên gia hoặc cán bộ quản lý.

2. Điều kiện và tiêu chuẩn đối với người đại diện theo ủy quyền

Không phải bất kỳ cá nhân nào cũng có thể được cử làm người đại diện quản lý phần vốn góp. Theo khoản 5 Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe sau:

• Năng lực hành vi dân sự: Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để tự mình chịu trách nhiệm về các quyết định đưa ra.
• Không thuộc đối tượng bị cấm: Cá nhân đó không được thuộc các đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2014 (như cán bộ, công chức, viên chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự...).
• Hạn chế đối với doanh nghiệp nhà nước: Nếu cổ đông là công ty có phần vốn góp của Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, thì không được cử người thân (vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh chị em ruột) của người quản lý công ty đó làm đại diện tại công ty khác.
• Tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp: Ngoài các quy định của pháp luật, Điều lệ công ty có thể quy định thêm các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc đối với người đại diện.

3. Số lượng người đại diện và tỷ lệ sở hữu cổ phần

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định linh hoạt về số lượng người đại diện tùy thuộc vào tỷ lệ sở hữu của tổ chức. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014:

• Nếu tổ chức là cổ đông công ty cổ phần sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông, họ có thể ủy quyền tối đa cho 03 người đại diện.
• Trường hợp cử nhiều người đại diện, tổ chức phải xác định cụ thể số cổ phần tương ứng cho mỗi người. Nếu không xác định, số cổ phần sẽ được chia đều cho tất cả các đại diện.

4. Nội dung bắt buộc của văn bản ủy quyền

Để việc ủy quyền có hiệu lực pháp lý đối với công ty cổ phần, văn bản ủy quyền phải được lập thành văn bản và thông báo chính thức cho công ty. Theo khoản 4 Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, các nội dung chủ yếu bao gồm:

1. Thông tin pháp lý của cổ đông tổ chức (Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở).
2. Số lượng người đại diện và tỷ lệ cổ phần tương ứng.
3. Thông tin cá nhân của người đại diện (Họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số CMND/Hộ chiếu).
4. Thời hạn ủy quyền cụ thể (ngày bắt đầu và ngày kết thúc).
5. Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức và chữ ký của người được ủy quyền.

5. Trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo ủy quyền

Người đại diện không chỉ đơn thuần là người đi họp thay, mà họ mang trên mình trách nhiệm pháp lý nặng nề. Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rõ:

• Phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
• Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất để bảo vệ lợi ích của cổ đông đã cử mình.
• Chịu trách nhiệm trước cổ đông ủy quyền nếu vi phạm nghĩa vụ, gây thiệt hại.

Điều 16. Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền...

2. Người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm tham dự đầy đủ cuộc họp của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông; thực hiện các quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông ủy quyền.

Như vậy, việc lựa chọn người đại diện có năng lực và đạo đức nghề nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi của các tổ chức khi đầu tư vào công ty cổ phần trong giai đoạn năm 2019.