Trong hoạt động quản lý thuế, việc xác định đúng thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mà còn đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế của người lao động. Vậy, pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc xuất chứng từ sau thời điểm chi trả thu nhập?

1. Thời điểm vàng để xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc cốt lõi là: Tại thời điểm khấu trừ thuế, tổ chức chi trả thu nhập phải lập chứng từ giao cho người có thu nhập bị khấu trừ.

Tuy nhiên, thực tế triển khai lại có sự linh hoạt tùy thuộc vào loại hình hợp đồng lao động. Cụ thể, khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết như sau:

• Đối với lao động thời vụ (dưới 03 tháng) hoặc không ký hợp đồng: Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp 01 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
• Đối với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Tổ chức chi trả chỉ cấp duy nhất 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Trường hợp ủy quyền quyết toán: Nếu cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay thì doanh nghiệp sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Như vậy, việc xuất chứng từ "sau thời điểm chi trả" thường rơi vào trường hợp gom nhiều lần khấu trừ để cấp một lần vào cuối năm hoặc khi người lao động nghỉ việc, điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Nội dung bắt buộc trên chứng từ điện tử

Bước sang kỷ nguyên số, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thông tin theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

"Tên chứng từ, ký hiệu, số thứ tự; Thông tin người nộp (tên, địa chỉ, MST); Thông tin người nộp thuế; Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; Chữ ký số của người trả thu nhập."

3. Doanh nghiệp có còn phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ?

Đây là điểm mới quan trọng mà kế toán cần lưu ý. Kể từ ngày 01/07/2022, khi chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục báo cáo tình hình sử dụng chứng từ định kỳ cho cơ quan thuế như đối với chứng từ giấy trước đây.

Việc tự xây dựng hệ thống phần mềm hoặc sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp giải pháp điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong công tác quản trị thuế.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên chủ động rà soát danh sách người lao động cần cấp chứng từ vào thời điểm cuối năm tài chính để đảm bảo họ có đủ hồ sơ thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng hạn, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.