Bản chất của Điều lệ công ty theo quy định mới

Theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty không chỉ là văn bản được lập khi đăng ký doanh nghiệp mà còn bao gồm cả các bản sửa đổi, bổ sung trong suốt quá trình hoạt động. Đây được coi là "hiến pháp" riêng của mỗi doanh nghiệp, quy định về cách thức vận hành, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông.

Mặc dù pháp luật không liệt kê chi tiết mọi thời điểm doanh nghiệp "phải" sửa đổi Điều lệ, nhưng thực tế vận hành cho thấy có những trường hợp bắt buộc phải thực hiện để đảm bảo tính pháp lý:

• Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp thay đổi tên, mã số, địa chỉ trụ sở chính hoặc vốn điều lệ. Do các thông tin này thường được ghi nhận trực tiếp trong Điều lệ, việc sửa đổi là cần thiết để đảm bảo sự đồng bộ với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi cơ cấu tổ chức, quản lý: Khi doanh nghiệp muốn thay đổi mô hình quản trị, cách thức biểu quyết hoặc phân chia lợi nhuận mà không trái với quy định pháp luật.

Tại sao cần sửa đổi Điều lệ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực?

Thời điểm hiện tại (tháng 12/2020), hầu hết các doanh nghiệp đang vận hành theo Điều lệ được xây dựng dựa trên nền tảng của Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 sẽ thay thế hoàn toàn văn bản cũ.

Việc không cập nhật Điều lệ có thể dẫn đến những mâu thuẫn pháp lý nghiêm trọng. Hãy xem xét ví dụ điển hình về quyền của cổ đông phổ thông:

"Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có các quyền..." (Trích khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020)

So với quy định cũ tại khoản 2 Điều 114 Luật Doanh nghiệp 2014 (yêu cầu sở hữu từ 10% trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng), quy định mới đã nới lỏng đáng kể điều kiện để cổ đông thực hiện quyền của mình. Nếu Điều lệ công ty vẫn giữ nguyên con số 10% và điều kiện 06 tháng, doanh nghiệp sẽ gặp lúng túng khi có cổ đông sở hữu 5% yêu cầu thực hiện quyền theo Luật mới.

Sửa đổi Điều lệ có phải thông báo với cơ quan chức năng?

Đây là một điểm đáng lưu ý cho các doanh nghiệp. Căn cứ theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ phải đăng ký thay đổi khi có sự biến động về các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
2. Địa chỉ trụ sở chính;
3. Thông tin về người đại diện theo pháp luật, thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;
4. Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư.

Vì Điều lệ công ty là tài liệu nội bộ và không nằm trong nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nên khi doanh nghiệp chỉ sửa đổi các điều khoản trong Điều lệ (ví dụ: thay đổi tỷ lệ biểu quyết, quyền cổ đông...) mà không làm thay đổi 04 nội dung nêu trên, thì không cần phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển giao

Dù pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải nộp bản Điều lệ mới cho cơ quan đăng ký kinh doanh vào ngày 01/01/2021, nhưng việc chủ động rà soát và sửa đổi là cực kỳ cần thiết. Điều này giúp:

• Đảm bảo tính thống nhất giữa quy định nội bộ và pháp luật hiện hành.
• Tránh các tranh chấp phát sinh giữa các thành viên, cổ đông do áp dụng quy định cũ đã hết hiệu lực.
• Tận dụng các cơ chế mới thông thoáng hơn của Luật Doanh nghiệp 2020 để tối ưu hóa hoạt động quản trị.

Doanh nghiệp nên tổ chức họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để thông qua bản Điều lệ sửa đổi trước khi bước sang năm mới 2021.