Ngày 16/4/2020, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2020/TT-BNV về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Đây là một bước ngoặt quan trọng trong công tác văn thư, đánh dấu sự kết thúc của "cuốn cẩm nang" quen thuộc đã tồn tại gần một thập kỷ - Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Chấm dứt hiệu lực của Thông tư 01/2011/TT-BNV và các văn bản liên quan

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 01/2020/TT-BNV, kể từ ngày 15/6/2020, 03 Thông tư quan trọng sau đây sẽ chính thức bị bãi bỏ hoàn toàn:

• Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
• Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư.

Việc bãi bỏ các văn bản này nhằm đảm bảo tính thống nhất của hệ thống pháp luật, khi mà các nội dung này đã được tích hợp, kế thừa và nâng cấp lên cấp Nghị định để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP: "Chuẩn mực mới" cho văn bản hành chính

Dù Thông tư 01/2020/TT-BNV có hiệu lực từ 15/6/2020, nhưng thực tế, các cơ quan, tổ chức đã phải bắt đầu áp dụng các quy định mới về thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP kể từ ngày 05/3/2020.

Những thay đổi đáng chú ý so với quy định cũ

So với Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30/2020/NĐ-CP mang đến nhiều điểm mới hiện đại hơn, đặc biệt là việc thúc đẩy văn bản điện tử:

• Sử dụng phông chữ: Bắt buộc sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
• Khổ giấy: Thống nhất sử dụng khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) cho tất cả các loại văn bản hành chính, thay vì cho phép khổ A5 như trước đây.
• Chữ ký số: Quy định chi tiết về hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền trên văn bản điện tử, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho việc ký số.
• Viết hoa trong văn bản: Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn rất chi tiết các trường hợp phải viết hoa, giúp hạn chế sự tùy tiện và thiếu thống nhất trong trình bày.

Lời khuyên cho cán bộ, công chức và người làm công tác văn thư

Trong giai đoạn chuyển tiếp này, các cơ quan cần rà soát lại toàn bộ các mẫu văn bản đang sử dụng để điều chỉnh cho phù hợp với Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp văn bản đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý nhà nước.

"Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc chuẩn hóa thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là bước đi tất yếu trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử."

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý độc giả cái nhìn tổng quan và kịp thời về những thay đổi quan trọng trong quy định về thể thức trình bày văn bản hành chính năm 2020. Hãy cùng cập nhật để thực hiện đúng quy định pháp luật!