Trong bối cảnh Bộ luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực từ đầu năm 2021, Chính phủ đã ban hành Nghị định 145/2020/NĐ-CP với nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt trong quản lý lao động. Một trong những điểm đáng chú ý nhất chính là việc nới lỏng thời hạn và hiện đại hóa phương thức báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ của doanh nghiệp.

1. Thay đổi "hạn chót" nộp báo cáo: Doanh nghiệp có thêm thời gian

Trước đây, theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động trước ngày 25/5 và ngày 25/11 hằng năm. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/02/2021, quy định này sẽ được thay thế bởi một khung thời gian mới linh hoạt hơn.

Cụ thể, tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP nêu rõ:

"2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện..."

Như vậy, so với quy định cũ, doanh nghiệp đã được gia hạn thêm khoảng 10 ngày cho mỗi kỳ báo cáo. Điều này giúp bộ phận nhân sự có thêm thời gian để đối soát dữ liệu, đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi gửi đến cơ quan quản lý.

2. Chuyển đổi sang báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Điểm mới quan trọng thứ hai là phương thức gửi báo cáo. Nếu như trước đây, theo Nghị định 03/2014/NĐ-CP, doanh nghiệp thường phải gửi báo cáo bản giấy đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện, thì nay quy trình đã được số hóa hoàn toàn.

Doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Chỉ trong trường hợp bất khả kháng, không thể thực hiện trực tuyến, doanh nghiệp mới được gửi bản giấy trực tiếp đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (thay vì cấp Phòng như trước).

3. Rủi ro pháp lý khi chậm trễ hoặc không báo cáo

Việc tuân thủ thời hạn báo cáo không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt không đáng có. Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP (có hiệu lực tại thời điểm này), hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động có thể bị xử phạt như sau:

"1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây: ... c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội..."

Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân, đối với tổ chức (doanh nghiệp) mức phạt sẽ gấp 02 lần (tương đương từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng).

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để chuẩn bị tốt cho kỳ báo cáo đầu tiên theo quy định mới vào tháng 6/2021, các doanh nghiệp cần:

• Chủ động đăng ký tài khoản và làm quen với giao diện trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Cập nhật ngay Mẫu số 01/PLI để thu thập dữ liệu lao động chính xác.
• Thiết lập hệ thống nhắc lịch nội bộ trước ngày 05/6 và 05/12 hằng năm để đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn quy định.

Việc nắm vững các quy định mới tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nguồn nhân lực.