Trong thời gian gần đây, cộng đồng doanh nghiệp xôn xao trước thông tin bắt buộc phải cập nhật Căn cước công dân (CCCD) gắn chip cho người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước ngày 31/3/2023. Thông tin này đi kèm với cảnh báo về mức phạt lên tới 30 triệu đồng khiến nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng. Tuy nhiên, liệu đây có phải là quy định bắt buộc hay chỉ là một sự hiểu lầm về mặt pháp lý?

Giải mã "tin đồn" thời hạn 31/3 và thông báo từ Tổng cục Thuế

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã nhận được email hoặc tin nhắn giả mạo thông báo rằng: "Chậm nhất ngày 31/3/2023, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục cập nhật CCCD gắn chip cho người đại diện theo pháp luật. Nếu quá thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 3 đến 30 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP".

Trước tình trạng này, Tổng cục Thuế đã chính thức lên tiếng khẳng định cơ quan thuế không có chủ trương cũng như không gửi bất kỳ thông báo nào yêu cầu phạt chậm cập nhật CCCD gắn chip theo mốc thời gian nêu trên. Thời hạn 31/3 thực chất không tồn tại trong các văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký doanh nghiệp đối với việc thay đổi số giấy tờ pháp lý cá nhân.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật thông tin CCCD mới?

Theo quy định tại Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi về số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.

Điều 30. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này.

2. Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Như vậy, thời hạn 10 ngày được tính kể từ thời điểm doanh nghiệp "có sự thay đổi". Điều này dẫn đến các tình huống thực tế sau:

• Trường hợp CMND cũ vẫn còn hiệu lực: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đổi sang CCCD gắn chip và do đó không cần cập nhật trên ĐKKD.
• Trường hợp đã nhận CCCD gắn chip mới: Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục cập nhật trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được thẻ để đảm bảo đúng quy định.
• Trường hợp chậm nhận thẻ: Thực tế, do thời gian cấp thẻ CCCD có thể kéo dài, cơ quan chức năng thường không xử phạt nếu doanh nghiệp chứng minh được việc chậm trễ là do khách quan.

Mức xử phạt vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp

Mặc dù không có thời hạn "tổng lực" là 31/3, nhưng việc chậm trễ cập nhật thông tin khi đã có sự thay đổi thực tế vẫn có thể bị xử phạt theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu quá thời hạn từ 01 - 10 ngày.
• Phạt tiền từ 3.000.000 - 5.000.000 đồng: Nếu quá thời hạn từ 11 - 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng: Nếu quá thời hạn từ 31 - 90 ngày.
• Phạt tiền từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng: Nếu quá thời hạn từ 91 ngày trở lên.
• Phạt tiền từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng: Đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Lời khuyên pháp lý để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và tránh các rắc rối pháp lý không đáng có, các chủ doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại thông tin của người đại diện pháp luật. Nếu đã thực hiện đổi từ Chứng minh nhân dân 9 số sang Căn cước công dân gắn chip, hãy nhanh chóng liên hệ với Cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin.

Việc cập nhật này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Luật Doanh nghiệp 2020 mà còn tạo thuận lợi trong các giao dịch với ngân hàng, đối tác và cơ quan thuế, nơi mà sự đồng nhất về dữ liệu cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp luôn được ưu tiên hàng đầu.