Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân trở thành tài sản quý giá nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ. Đặc biệt trong lĩnh vực nhân sự, việc thu thập và xử lý thông tin ứng viên luôn là vấn đề nhạy cảm. Với việc Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, các nhà tuyển dụng cần đặc biệt lưu ý những quy định mới để tránh vi phạm pháp luật.

Chỉ được thu thập dữ liệu phục vụ trực tiếp mục đích tuyển dụng

Một trong những thay đổi quan trọng nhất là giới hạn phạm vi thu thập thông tin. Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, tổ chức, cá nhân tuyển dụng chỉ được phép yêu cầu ứng viên cung cấp những thông tin phục vụ trực tiếp cho mục đích tuyển dụng.

"1. Tổ chức, cá nhân tuyển dụng chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin phục vụ trực tiếp cho mục đích tuyển dụng; không được thu thập thông tin quá mức hoặc không liên quan; chỉ được sử dụng dữ liệu đó cho tuyển dụng hoặc mục đích khác nếu được ứng viên đồng ý."

Điều này đồng nghĩa với việc các câu hỏi về đời tư, sở thích cá nhân không liên quan đến công việc hoặc các thông tin nhạy cảm khác nếu không chứng minh được sự cần thiết cho vị trí tuyển dụng đều có thể bị coi là vi phạm.

Nghĩa vụ xóa, hủy dữ liệu khi không còn sử dụng

Không chỉ dừng lại ở khâu thu thập, việc lưu trữ dữ liệu cũng được kiểm soát gắt gao. Khoản 2 Điều 25 quy định rõ về thời hạn lưu giữ và nghĩa vụ xóa bỏ dữ liệu.

Cụ thể, nếu không tiếp nhận ứng viên vào làm việc, nhà tuyển dụng có trách nhiệm phải xóa hoặc hủy toàn bộ thông tin cá nhân đã thu thập, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác. Đối với người lao động đang làm việc, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cũng phải thực hiện việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân, trừ khi pháp luật có quy định khác hoặc có thỏa thuận hợp pháp giữa hai bên.

Ứng dụng công nghệ trong giám sát và xử lý dữ liệu

Với sự phát triển của AI và các công cụ quản trị nhân sự hiện đại, việc áp dụng công nghệ vào kiểm soát người lao động ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, khoản 3 Điều 25 nhấn mạnh rằng doanh nghiệp chỉ được áp dụng các công nghệ, kỹ thuật này khi người lao động biết rõ và đồng ý.

Mọi hành vi sử dụng dữ liệu thu thập được từ các công cụ giám sát vào mục đích khác mà không có sự đồng ý của người lao động đều bị nghiêm cấm. Đây là lá chắn vững chắc bảo vệ quyền riêng tư của người lao động trong môi trường làm việc hiện đại.

Việc tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và niềm tin đối với ứng viên và người lao động. Các đơn vị tuyển dụng cần rà soát lại quy trình thu thập và lưu trữ hồ sơ ngay từ bây giờ để sẵn sàng cho thời điểm Luật có hiệu lực.